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Reunião de pais: dicas para torná-la um sucesso

Comunicação Escolar
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A interação entre a escola e as famílias pode influenciar, de modo efetivo, no processo de aprendizagem dos estudantes. E a reunião de pais é uma excelente oportunidade de integração, possibilitando que eles se envolvam no ensino dos filhos a partir de uma posição de conhecimento e participação. 

O que são e quais os objetivos das reuniões de pais?

As reuniões de pais têm por objetivo discutir comportamentos, alinhar expectativas, inovar as práticas pedagógicas e entender quais são os próximos passos na educação dos alunos.

O momento de interação entre a família e a instituição de ensino também pode funcionar como um termômetro para a fidelização. Pais que não sabem o que acontece na instituição não conseguem enxergar os benefícios que ela tem trazido na vida dos seus filhos e dificilmente o manterão ali por bastante tempo. 

Por isso é preciso trazê-los para dentro da escola, mostrando-os continuamente quais são os diferenciais, os valores compartilhados e como os alunos têm se desenvolvido dentro desse ambiente.

Os pais precisam conhecer o ambiente que os filhos vão frequentar ao longo da sua jornada educacional, os professores e funcionários com quem eles vão conviver e entender as regras e concepções que regem o ensino. 

Além disso, diferentes pesquisas apontam que pais ou responsáveis se sentem muito mais motivados a participarem ativamente da vida acadêmica de seus filhos e dos debates promovidos pela instituição quando são ouvidos e incorporados em decisões que envolvam o futuro das crianças e adolescentes. 

E como na visão dos pais sempre há algo que pode ser melhorado, porque não lhes dar voz ativa? Escutar as questões dos pais vai além das boas práticas de comunicação, esse ato é capaz de fortalecer questões socioemocionais, interações e aproximar a comunidade para a construção do projeto político pedagógico personalizado para a formação integral do estudante. 

Entretanto, os educadores sabem que conduzir uma reunião de forma eficiente e usá-las de forma estratégica é um verdadeiro desafio, pois alguns pais tendem a chegar ansiosos para resolução de problemas individuais o que, muitas vezes, acaba comprometendo o foco e tumultuando a organização do debate coletivo.


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Em primeiro lugar, a escola precisa ter clareza de qual reunião precisa ser desenvolvida. Confira algumas:

Reuniões de boas-vindas

O primeiro contato entre pais e escolas é crucial para iniciar um relacionamento duradouro e, por isso, é essencial que esse encontro seja bem planejado e tenha foco. Realizar uma reunião de boas-vindas com os pais é uma oportunidade para mostrar que o colégio quer ser parceiro da família e que está trabalhando com o objetivo de ajudar no desenvolvimento de seus alunos. 

Uma dica é utilizar esse encontro para reforçar os valores e o propósito da escola, apresentar o cronograma pedagógico e a metodologia usada. Aproveite que os pais estarão na instituição para mostrar, mais uma vez, as dependências que os filhos irão utilizar e também apresentar os funcionários e professores da escola, valorizando seus colaboradores. Por fim, informe de antemão a quantidade de encontros previstos para o restante do ano, já facilitando a organização das famílias.


Reuniões de fechamento de ciclos

A coordenação deve definir a frequência de reuniões de fechamento de ciclos com antecedência: bimestral? trimestral? semestral? Em seguida, é preciso definir a pauta e o tempo de duração do encontro para, então, convocar as famílias.

No dia da reunião, prepare o ambiente! Uma sugestão, por exemplo, é decorar a sala com trabalhos realizados pelos alunos (para gerar valor ao material escolar) e oferecer às famílias a oportunidade de identificar o trabalho do filho entre tantos outros. Também é preciso disponibilizar cópias da ementa da reunião para ajudar os pais a seguirem focados nos assuntos a serem discutidos.

Reunião online

Apesar de não estarmos mais em um cenário de restrições de contatos físicos imposto pela pandemia, as reuniões online de pais ainda podem ser uma opção para as escolas. Uma das vantagens do encontro virtual é que ele pode contar com uma maior participação das famílias, já que nem sempre elas conseguem se deslocar até a escola para a reunião. 

Assim como numa reunião presencial, a escola precisa se atentar à pauta do encontro, marcá-lo com antecedência e informar as famílias qual o programa será usado para a videoconferência. Confira aqui mais dicas de como realizar uma reunião de pais online.


Reunião híbrida

Outra opção possível para as escolas é a realização de uma reunião de pais de forma híbrida. Organizar esse tipo de encontro pode ser desafiador para o colégio, mas por meio de uma comunicação clara com as famílias a reunião pode ter êxito. Por ser executada no presencial e no online, a escola precisa deixar clara a ordem dos assuntos que serão abordados na reunião e como os pais podem intervir, organizando também os espaços e tempos de fala.


Reunião individualizada

O diálogo bilateral é fundamental para o sucesso do encontro entre escola e família. No entanto, para evitar tumultos e desvio de foco durante uma reunião geral, o mais indicado é ouvir os pais de forma individualizada. Para isso, os colégios podem separar um momento, que pode ser ao final do encontro, por exemplo, onde a equipe se organize para conversar com os familiares.


Comunicação além das reuniões

Ao longo do ano letivo, criar canais para ouvir e interagir com as famílias, apresentando formas e mecanismos para atender e compreender suas demandas, deve ser uma preocupação constante e primordial por parte da escola.

Quando eficiente, o diálogo entre escola e família é fundamental para o processo de formação do educando. A boa relação entre esses dois agentes cria um ambiente que permite o bom andamento do processo de aprendizagem dos estudantes. Clique aqui e aprofunde sobre o assunto

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Checklist para uma reunião de sucesso

Independentemente do tipo de reunião escolhida, alguns passos precisam ser seguidos para ter um encontro de sucesso e conseguir transmitir as informações de forma correta e clara aos pais. Confira o passo a passo:

1. Organize o roteiro da reunião ✏️

É fundamental planejar um roteiro prévio para saber o que falar para não perder o foco, não correr o risco de ser prolixo ou esquecer de informações importantes durante o encontro.

É importante também ser objetivo: reuniões longas e com pautas confusas além de serem enfadonhas e improdutivas, podem afastar as famílias da escola. Afinal, tendo em vista a rotina corrida da maioria das pessoas, um encontro extenso e sem foco pode levá-los a sentir que perderam tempo e que não conseguiram aproveitar a reunião – argumentos suficientes para desmotivá-los a estarem presentes nos próximos encontros. Alguns assuntos mais simples, inclusive, podem ser tratados por meio de pesquisa e enquetes com as famílias.

2. Definindo data e horário 🕐

Faça uma pesquisa para saber o melhor horário da reunião: a escolha da data e do horário da reunião de pais pode ser determinante para o seu sucesso. De forma geral, um encontro agendado às 15 horas de uma quarta-feira, por exemplo, pode não ter um quórum significativo.

Infográfico produzido pelo ClassApp com o texto "Enquetes, saiba o que as famílias preferem de forma rápida e segura! A funcionalidade Enquetes, do ClassApp, pode contribuir para que a realização dessa consulta seja ágil, prática e simples. Por meio dela é possível criar uma única enquete e enviar para toda turma, de uma única vez, sem perder a privacidade. Evitando assim, que a enquete gere discussões desnecessárias entre os pais."

Confira como garantir a resposta dos pais em questionários: leia aqui.

3. Deixe os pais informados 💡

Além de democratizar o processo para o agendamento da reunião, é importante se atentar e informar a data do encontro com antecedência para os pais. Aproveite e envie um comunicado contendo informações relevantes (como pauta e tempo de duração previsto) que serão tratadas no encontro, o que facilita a organização dos pais.

Sabemos que esse é um dos grandes desafios das escolas. Afinal, muitas vezes, os bilhetes enviados por meio dos alunos acabam não chegando aos pais por inúmeros motivos. O uso de portais ou e-mails também apresentam riscos, pois não há garantias para saber se as famílias, de fato, acessaram a informação a tempo, ainda que a escola se programe para enviar o convite com algumas semanas de antecedência.

"Com as duplas e até triplas jornadas dos pais modernos, há o risco deles, simplesmente, esquecerem. Por isso, os colégios devem buscar formas inteligentes de lembrá-los, mas atentos também para não os sobrecarregarem com inúmeras mensagens. Hoje, já existem no mercado tecnologias que podem ajudar neste quesito. Capazes, por exemplo, de detectar quais famílias ainda não leram o recado e mandar lembretes apenas para esse grupo que ainda não acessou a informação”, explica Vahid Sherafat, cofundador da ClassApp.

4. Lembrancinhas e mensagens para reunião de pais 🎁

Iniciar a reunião com dinâmicas de grupo ou com leituras de textos inspiradores também podem ser formas agradáveis de recepcionar as famílias. Que tal contar com a ajuda dos próprios alunos para preparar essas mensagens e lembrancinhas da reunião? É uma ótima forma de agregar a participação dos estudantes nesse momento tão importante de relacionamento com as famílias.

Outra dica para deixar o ambiente da reunião mais aconchegante, quando realizada no formato presencial, é providenciar água, café, lanchinhos e biscoitos. Embora não seja primordial, esse tipo de cuidado pode agradar em cheio as famílias que, por exemplo, virão à reunião direto do trabalho.

5. Documente o encontro 📄

A escola deve designar um funcionário para registrar em ata o nome de todos os que estiveram presentes e os assuntos abordados no encontro. Esse documento pode ser usado tanto para simples registro (do próprio colégio e dos pais presentes), como, principalmente, para dar ciência dos temas às famílias que se ausentaram da reunião. 

Além de documentar a reunião, a escola deve enviar para todos as famílias e disponibilizar uma cópia para que os alunos também tenham acesso aos temas abordados. Há várias formas de disponibilizar essa cópia e uma das mais ágeis e sustentáveis é utilizar um aplicativo de comunicação escolar, como a ClassApp.

Gostou das dicas?

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