Como esse gestor simplificou as matrículas com o ClassApp
A comunicação escolar é um desafio constante para muitas instituições de ensino. Problemas como o baixo engajamento das famílias, a falta de integração entre ferramentas de gestão, a dificuldade em gerenciar respostas dos comunicados e até a ineficiência nos processos de matrícula são exemplos disso.
Essas questões não apenas complicam a administração escolar, mas também impactam a experiência de famílias e alunos, criando insatisfação e frustração.
As escolas Mater Dei e o Centro de Educação Infantil Mundo Encantado, localizadas em Pato Branco (PR), servem como um exemplo de como enfrentar esses obstáculos quando contam com parceiros estratégicos.
Confira a seguir como o gestor das instituições encontrou no ClassApp as soluções para melhorar a comunicação e os processos internos.
Desafios na comunicação escolar
A comunicação eficaz entre escola e famílias é fundamental para o bom funcionamento da instituição.
Mas, a dependência de ferramentas populares, como o WhatsApp, muitas vezes resulta em dificuldades na gestão de respostas e na manutenção de um fluxo de comunicação eficiente. Além disso, a falta de integração com sistemas de gestão escolar pode agravar esses problemas e a operação diária das escolas.
Antes da implementação do ClassApp, o gestor Fabrício Guerra explica que as escolas utilizavam o WhatsApp e ferramentas de gestão, mas que nenhuma não atendiam completamente às suas necessidades. Com isso, a comunicação do Colégio Mater Dei e da escola Mundo Encantado era um ponto crítico.
O uso do WhatsApp, embora popular, apresentava limitações significativas. O gestor das escolas relata: "A gente fazia o envio de mensagens através de robôs no WhatsApp, mas a resposta era muito difícil de gerenciar. Muitas vezes, deixávamos nossos clientes sem a atenção necessária", disse
Além disso, o sistema de gestão anterior, apesar de atender as necessidades em outras áreas, falhava na integração com ferramentas de comunicação, dificultando a operação eficiente.
A adoção do ClassApp transformou o relacionamento com as famílias por meio de uma comunicação mais próxima, melhorando a eficiência e a satisfação tanto da equipe escolar quanto dos pais.
A busca por soluções integradas
A decisão de adotar o ClassApp foi motivada pela busca de uma solução integrada que unisse comunicação e gestão escolar. Segundo ele, ainda que o sistema de gestão contasse com a funcionalidade de agenda, o EPR não era específico para isso e não iria atender as necessidades das escolas, que já vinham enfrentando desafios com a comunicação com as famílias.
Parceiro do sistema de gestão escolar Activesoft, Fabrício viu no ClassApp a resposta para isso. A implementação do ClassApp foi rápida e eficiente, em uma semana as escolas já estavam usando a agenda digital escolar melhor avaliada do mercado.
Esse movimento resolveu o problema de comunicação, proporcionando uma interface única e integrada para todos os usuários. "O que nos encantou no ClassApp foi a possibilidade de migrar do nosso sistema de gestão para uma plataforma integrada. Isso significava que nossos pais não precisariam acessar duas ferramentas diferentes," explica Fabrício.
A integração entre ClassApp e Activesoft representa um avanço significativo na gestão escolar, proporcionando uma plataforma unificada que otimiza processos e melhora a comunicação.
Por meio dessa parceria entre as empresas, as escolas conseguem integrar:
- Dados dos alunos: há uma sincronização de dados dos alunos, turmas e dos responsáveis pedagógicos e financeiros. Qualquer alteração feita no sistema da Active muda em tempo real no CassApp;
- Integração da mensageria: envio de mensagens personalizadas pelo ClassApp;
- Acesso ao portal logado da escola com um único login: a família consegue acessar todas as informações que tem no Activesoft;
- Régua de cobrança: definição de régua de cobrança de vencimentos, com envios de lembretes automáticos e inteligentes antes e depois da data.
Assim, a escola ganha tempo, reduzindo o esforço necessário para realizar tarefas administrativas diárias, e facilita o acesso às informações por parte da família, que pode ter tudo na palma da mão pelo ClassApp.
Transformação do processo de matrícula com o ClassApp
Tradicionalmente, a gestão de matrículas envolve muita burocracia e filas, e pode acabar gerando insatisfação por parte dos pais. As escolas Mater Dei e Mundo Encantado enfrentavam esses mesmos desafios, com processos manuais e demorados.
Ao se tornar parceira do ClassApp, também passou a utilizar a solução de matrículas digitais e a transformação foi notável. Antes, o processo de matrícula era manual e demorado, com filas na secretaria, especialmente durante campanhas com descontos. Agora, tudo é feito digitalmente, com uma redução significativa no tempo e na complexidade do processo.
No primeiro ano de uso, as escolas ainda ofereciam ambas as opções de matrícula – presencial e online. No entanto, essa abordagem resultou em dificuldades no levantamento de dados e na gestão das informações. "No ano passado, a gente já passou a fazer 100% via ClassApp. Mesmo que o pai venha na secretaria, a gente pede para ele abrir o aplicativo e fazer a matrícula pelo ClassApp," destaca Fabrício Guerra. Essa mudança simplificou a gestão e permitiu um controle mais preciso das matrículas.
"A gente teve um controle bem maior nessa última campanha e a questão do contrato ficou mais fácil e com a assinatura também", exemplifica Fabrício.
A implementação do módulo de matrículas do ClassApp trouxe resultados expressivos. O tempo necessário para concluir uma matrícula caiu para poucos minutos. "Fazer tudo pelo ClassApp facilitou muito. Conseguimos enviar notificações para os pais, acompanhar em tempo real todas as matrículas e contratos, e garantir que todas as etapas fossem concluídas com facilidade", explica.
Pela solução de matrículas do ClassApp, a escola configura a campanha em apenas 5 passos e conta com a possibilidade de fazer o envio de contratos padrão. Além disso, pode realizar cobranças relacionadas à campanha.
A satisfação das famílias também aumentou. As longas filas e o tempo de espera foram eliminados, proporcionando uma experiência mais conveniente e eficiente. Isso porque a família faz o aceite digital da proposta, diretamente pelo app.
O uso do ClassApp também trouxe segurança jurídica ao processo de matrícula. Fabrício, que também é formado em tecnologia da informação e em direito, explica: "O aceite digital feito no celular do pai tem uma validade jurídica muito tranquila. Ele fornece dados de confirmação pessoais, cria senha e faz o vínculo com o aluno, garantindo a força jurídica do contrato". Além da assinatura da família, a escola também assina virtualmente o documento, tudo com validade jurídica.
Pelo ClassApp, os gestores contam com um painel de dados onde conseguem acompanhar em tempo real o sucesso da campanha de matrículas. Também contam com lembretes inteligentes, que enviam notificação para as famílias que ainda não realizaram a adesão.
O case de sucesso das escolas Mater Dei e Mundo Encantado ilustra como a adoção do ClassApp, especialmente do seu módulo de matrículas, pode transformar a operação de uma instituição de ensino. Com melhorias significativas na eficiência, comunicação e satisfação dos usuários, o ClassApp se consolidou como uma ferramenta essencial para a gestão escolar. "Nós somos grandes fãs do trabalho do ClassApp. Realmente facilitou muito a nossa vida," conclui o gestor.
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