Reunião de pais online

Reunião de pais online: como realizar?

Comunicação Escolar

Ouvir e estar perto dos pais e das crianças tornou-se ainda mais importante para a escola desde o início da pandemia. Uma das ferramentas para isso é a reunião de pais online, onde é possível estreitar esse diálogo e integrá-los ainda mais à rotina escolar dos filhos.

Regina Pundek, diretora da escola Maré de Cotia/SP, acredita que as reuniões são uma oportunidade para discutir como a escola pode ajudar a criança e também como os pais podem ajudar a escola.

"Com a pandemia, caiu por terra a ideia de que a escola é uma prestadora de serviço. Somos uma comunidade educativa”, resumiu.

Dessa forma, as reuniões de pais online passaram a ser uma realidade, a fim de obedecer os critérios de distanciamento social para evitar a propagação do vírus. Se de um lado perdemos o contato físico e o “olho no olho”, por outro as reuniões virtuais também trazem benefícios, como a maior participação dos pais.

Porém, organizar esses encontros nem sempre é uma tarefa fácil, não é mesmo? Por isso, criamos um passo a passo para simplificar essa jornada.

Etapas que precedem a reunião de pais online

Nas reuniões de pais coletivas e virtuais, a escola tem três etapas que precedem o encontro:

  • Escolher a pauta da reunião, decidida entre os pais por meio de uma votação;
  • Marcar uma data e horário, também alvo de uma enquete entre os responsáveis;
  • Definir o aplicativo que vai ser utilizado para a realização da reunião;

Cumprir essas etapas pode ser um desafio, porém a tecnologia pode ajudar. Por exemplo, as escolas que utilizam o ClassApp conseguem consultar os pais de forma ágil por meio das enquetes e em pouco tempo obter todas as informações necessárias, pauta e definição da data, para a realização da reunião.

Reunião de pais online - como o ClassApp pode ajudar
Envio de enquete pelo ClassApp

Além disso, outra vantagem de utilizar um aplicativo de comunicação especializado é o engajamento dos pais. O ClassApp conta com mais de 90% de engajamento das famílias e por isso se comunicar por ele é muito mais efetivo e garante uma maior participação dos responsáveis.

A escolha da plataforma em que a reunião vai ser realizada também é bastante importante para que ela seja bem sucedida e atenda as necessidades dos pais e da escola.

A escola Maré optou por utilizar o Zoom para realizar as reuniões, levando em consideração a facilidade dele permitir a gravação do encontro (recurso disponível até mesmo na versão gratuita).

Após a reunião, professores e gestão debatem as sugestões apresentadas pelos pais e, segundo Regina, se necessário, a escola dá respostas individuais ou coletivas a eles.

No início da pandemia, o Zoom se tornou o “aplicativo do momento” para encontros virtuais, desde empresariais a familiares. Sua versão gratuita possibilita apenas 40 minutos de reunião - o que pode ser positivo, visto que nem sempre reuniões precisam durar mais de uma hora. Até 100 pessoas podem participar da reunião.

Outra ferramenta que pode ser utilizada para esse fim é o Google Meet. Na versão gratuita, também possibilita a participação de 100 pessoas, com duração de 1 hora de chamada. Na versão paga, o Meet também é possível gravar a chamada diretamente no Google Drive, com arquivo de vídeo e texto contendo os comentários que foram feitos no chat.

Organização durante as reuniões

Regina aponta que apesar da reunião virtual ser mais fria, percebeu-se que a presença dos pais cresceu. No último encontro de pais do fundamental I, por exemplo, a diretora compartilhou que houve um recorde: 91% dos pais estiveram presentes.

Além dos responsáveis, outra grata surpresa das reuniões online é a participação dos alunos. E quando chega o momento em que é aberta a discussão eles desejam espaço para se posicionar e pedem a fala, conta Regina.

Com tantos participantes, é importante que o anfitrião estabeleça uma ordem para que todos os assuntos da pauta consigam ser abordados dentro do tempo estabelecido. Mas, como fazer isso sem constranger as famílias?

Estabelecer acordos claros é a forma mais eficaz de organizar os espaços de fala. Por exemplo, ao iniciar a reunião o anfitrião pode comunicar que o tempo de fala será de 3 minutos, logo aqueles que desejam se posicionar devem estar atentos para não ultrapassar o tempo combinado, pois estariam invadindo o espaço de fala de outro participante.

Escutar os pais mesmo após a reunião

De acordo com a diretora da Maré, após a reunião eles solicitam aos pais avaliações sobre o encontro. Segundo Regina, essa é uma forma dos pais poderem dizer o que quiserem. “Vamos acolher com carinho”, garantiu. “Acredito que a reunião tem que ter eco, eu falo e alguém ali vai validar a minha opinião”, avaliou.

Por isso, a comunicação com as famílias não deve se limitar apenas a esses espaços. Uma forma de dar voz às famílias e aproximá-las da escola é facilitando o seu acesso à instituição no cotidiano. Nesse sentido, o aplicativo de comunicação especializado pode contribuir pois proporciona um canal direto dos responsáveis com a escola.

Reunião de Pais online - diagnóstico de Comunicação

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