Gestão escolar digital: 5 benefícios
Usar o papel como ferramenta para processos na escola já não faz mais sentido dentro de um mundo que é, por essência, digitalizado e globalizado. A tecnologia chegou para revolucionar a forma como a gestão escolar acontece, deixando tudo muito mais prático e otimizado.
O CRO (Chief Revenue Officer) da Techedge Group, Vitor Amendola, cita que a transformação digital tem se consolidado como um feito histórico em relação à mudança de modelos de negócio, trazendo benefícios que vão além da estrutura organizacional. Segundo ele, a implantação e integração de sistemas pode possibilitar inovação, segurança de dados, qualidade de atendimento e consolidação de marcas no mercado.
Ao usar de uma gestão escolar digital, a escola consegue oferecer a possibilidade de emissão de boletos online, facilitando o controle financeiro. Pode ainda ter relatórios de notas, faltas e evolução dos alunos, tudo a um clique. Outra vantagem é a assinatura online de contratos, por exemplo. Com a gestão digital, ainda é possível enviar o contrato e confirmar a contratação/renovação do serviço de forma bem simples e rápida, o que pode facilitar o processo de matrícula e rematrícula de forma digital.
Confira todas as vantagens de digitalizar sua escola!
1. Ganho de eficiência
Em linhas gerais, o especialista destaca como a grande vantagem da digitalização o ganho de eficiência, além da redução direta e significativa de custos. “Isso por si só já se converte em uma super vantagem competitiva quando olhamos o contexto de um mercado com a concorrência cada vez mais acirrada”, citou.
Vitor ainda como benefícios a agilidade e a possibilidade de colaboração nos processos através de soluções digitais.
“Também temos o quesito compliance e governança, que também são muito facilitados quando se utiliza plataformas de sistema, eventualmente até mesmo a redução de custo com mão de obra pois não se tem mais a necessidade de gestão de arquivos físicos - com a consequente economia de espaço físico também”, ressaltou.
2. Economia
Sobre o investimento, o especialista da Techedge Group sugere que a empresa faça um cálculo para avaliar se a digitalização irá ou não ser financeiramente interessante, ainda que assumindo algumas premissas para montar a estimativa.
“É necessário entender que a economia com a digitalização não gira apenas em torno da economia de papel, mas também da economia na logística e protocolos notariais se estivermos falando de contratos que precisam circular para assinatura, de impressão e respectivos suprimentos”, explicou.
3. Sustentabilidade
Vitor cita uma outra questão que é a responsabilidade ambiental. “O papel é o terceiro maior poluidor industrial devido à sua cadeia de produção. Por exemplo, para produzir 1 tonelada de papel emite-se 1,5 tonelada de CO2”, explicou o especialista.
Para o especialista, a sustentabilidade de uma gestão escolar digital talvez seja o principal ganho para a instituição, principalmente em um momento onde a agenda Environmental, Social and Governance (ESC) se faz cada vez mais presente e necessária.
Vitor cita uma pesquisa da Nielsen de 2017, em um ano em que essa temática ainda nem estava tão em voga. Ele destaca dois pontos do estudo:
1. 81% dos consumidores acreditam fortemente que as empresas devem ajudar a melhorar o meio ambiente e
2. mais de 60% dos consumidores estão muito ou extremamente preocupados com a poluição do ar, da água, uso de embalagens, resíduos de alimentos, etc.
“Os resultados da pesquisa apontam que os próprios consumidores já estão cobrando uma postura mais sustentável das empresas. As corporações que não se posicionarem vão perder cada vez mais espaço”, ressaltou.
4. Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tem como principal objetivo garantir a privacidade do cidadão e, por este motivo, é muito importante para todas as organizações, sendo necessário que se adequem para cumprir a essa legislação, ao mesmo tempo em que digitalizaram os seus sistemas, ambientes e gestão para o ensino remoto.
Vitor lembra que a pandemia fez com que muitas escolas tivessem que digitalizar seus sistemas “do dia para a noite”, criando ambientes para o ensino remoto. Com isso, ele ressalta que as informações sensíveis dos alunos e seus respectivos responsáveis, professores, desempenho, dentre outros, passaram a seguir a LGPD e devem ter o tratamento adequado.
“O ciclo de vida dessas informações coletadas precisa ser transparente e utilizadas somente para os devidos fins aprovados pelo estudante e/ou seu responsável”, alertou o especialista da Techedge Group.
5. Comunicação ágil
Todo relacionamento é permeado pela comunicação e dentro da escola isso não poderia ser diferente. Sem ela não é possível engajar os colaboradores de todos os setores, os alunos e as famílias para que contribuam com o objetivo comum almejado.
A comunicação com as famílias ainda é um grande desafio para muitas escolas. A falta de engajamento dos pais e informações desencontradas e equivocadas compartilhadas nos grupos de WhatsApp são alguns dos obstáculos enfrentados por escolas que estão tentando deixar a agenda de papel de lado.
A necessidade de uma comunicação clara e efetiva é essencial para a parceria entre a escola e as famílias. Nesse sentido, trazer a comunicação para o século 21 com o uso de um aplicativo exclusivo para essa finalidade torna-se indispensável para as escolas que desejam manter um bom relacionamento com os pais.
Com o ClassApp, por exemplo, a escola consegue garantir privacidade e segurança da mensagem entregue, otimiza o tempo da equipe e, de quebra, fideliza os clientes.
Agora que você já conhece todos os benefícios de uma gestão escolar digital, que tal colocar em prática? Para te ajudar neste desafio, preparamos um e-book gratuito Como engajar pais e professores com as novas tecnologias.
