Chega de apagar incêndios: 4 métodos para melhorar a gestão de tarefas na escola

A vida de quem trabalha no universo escolar não é fácil. Muitas vezes, a demanda é tanta que o sentimento é de estar equilibrando vários pratos ao mesmo tempo, sem a devida organização na gestão escolar.

Em meio a diversas tarefas, pode parecer que faltam horas no dia para fazer tudo e ainda, sem perder a qualidade. 

No entanto, a boa notícia é que a gestão de tarefas pode ajudar com esse problema.

A gestão de tarefas é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada. Com ela é possível um nível maior de satisfação no trabalho e, também, na vida pessoal.

Afinal, conseguir encaixar tudo na rotina, mantendo um cronograma de horários e tarefas, sem esquecer nada, pode gerar a sensação de confiança e dever cumprido.

Mas como fazer o gerenciamento de projetos de forma efetiva?

Existem alguns métodos de gestão de tempo, organização, foco e produtividade que podem ser adotados para otimizar o tempo.

E para te ajudar, listamos 4 métodos infalíveis para melhorar a produtividade na gestão escolar. Confira:

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1) Método GTD

GTD é uma sigla utilizada para o termo em inglês “get things done”. Traduzida para o português significa: “fazer as coisas”.

Essa é uma metodologia de produtividade criada para que as pessoas redefinem a forma como abordam diversas tarefas do dia. Isso inclui funções dentro ou fora do ambiente de trabalho.

A GTD foi desenvolvida pelo psicólogo americano David Allen, com o intuito de ser um gerenciador de tarefas. Com isso, é possível promover a eficiência e diminuir o estresse.

Na prática, o método GTD propõe 5 passos, são eles:

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1. Coletar:

Escreva, fotografe, grave, faça post its. O importante é registrar tudo que precisa fazer para não perder tempo tentando se lembrar das tarefas. Seja em formato digital ou físico, escolha algum lugar para fazer esses registros com frequência.

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2. Processar:

Esse passo envolve olhar para tudo o que está na sua lista de tarefas para, então, decidir se cada uma delas pede uma ação. Se a tarefa demanda ação, determine qual é o próximo passo para executá-la. 

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3. Organizar:

Organize as tarefas em listas de acordo com a ação e prioridade que ela demanda. Uma dica valiosa é personalizar as listas para que caibam na sua rotina. Mas cuidado com excessos.

Se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser finalizada, faça imediatamente e não perca tempo organizando-a. Isso ajuda a melhorar a produtividade e otimizar o tempo.

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4. Revisar:

Reveja todos os itens do seu sistema de organização para garantir o controle das tarefas e o foco no que é importante.

Isso ajuda a enxergar o fluxo de trabalho de maneira geral. Mas de nada adianta se as tarefas não forem conferidas e atualizadas.

O método GPD sugere que, ao final da semana, seja feita uma revisão semanal de todas as tarefas. Esse também é o momento de colocar no papel ideias que surgiram ao longo dos dias. 

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5. Fazer:

Bom, nessa etapa a ideia é decidir qual tarefa fazer primeiro. No GTD, os quatro critérios que ajudam a tomar essa decisão, são:

• Contexto;
• Tempo disponível;
• Energia disponível;
• Prioridade.

Como você já tem uma visão geral do seu escopo de tarefas, fica mais fácil tomar essa decisão com clareza.

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2) Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma abordagem de gerenciamento de tempo que classifica tarefas com base em sua urgência e importância. As tarefas são divididas em quatro quadrantes:

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1. Urgente e Importante: demandas cruciais que precisam de atenção imediata.
2. Importante, mas Não Urgente: tarefas que contribuem para objetivos a longo prazo e exigem planejamento.
3. Urgente, mas Não Importante: tarefas que demandam ação imediata, mas têm impacto limitado nos objetivos principais.
4. Não Urgente e Não Importante: tarefas que são distrações e não contribuem significativamente para metas essenciais.

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Ao classificar as tarefas com base em urgência e importância, os diretores escolares ganham uma perspectiva clara sobre as prioridades imediatas. 

Isso permite tomar decisões informadas sobre como alocar recursos e tempo, garantindo que as demandas mais críticas sejam tratadas com a devida atenção.

Pensando em foco estratégico, a Matriz de Eisenhower é uma forma de concentrar-se nas atividades que realmente demandam de sua atenção. Os diretores podem, por exemplo, dedicar tempo e recursos ao planejamento estratégico, formação de professores e desenvolvimento de currículos, promovendo um crescimento consistente e a longo prazo para a escola.

Essa metodologia também ajuda a eliminar tarefas desnecessárias do seu dia. Assim, os diretores conseguem reduzir significativamente o estresse e a sensação de sobrecarga. Isso não apenas impacta positivamente seu bem-estar, mas também contribui para a criação de um ambiente escolar mais equilibrado e saudável.

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3) O essencialismo

Em um mundo em que, às vezes, é preciso fazer “de tudo um pouco”, há quem pregue o conceito de “essencialismo”.

Na verdade, quem defende a ideia é o britânico inglês Greg McKeown, autor do livro “Essencialismo: A disciplinada busca por menos”.

No texto, ele propõe uma visão minimalista para o trabalho, com o sucesso sendo alcançado por meio do foco em um objetivo em específico.

“O essencialismo não é sobre fazer mais coisas, e sim sobre fazer as coisas certas”
– Greg McKeown

Não se pode dizer que é uma metodologia de gestão de tempo, mas a sua filosofia de “menos é mais”, quando aplicada à rotina de trabalho, certamente traz benefícios. 

Se nos questionarmos sobre a grande quantidade de tarefas que absorvemos, sempre aceitando aumentar a lista e subestimando prazos, conseguimos entender essa filosofia pregada por ele.

A reflexão do autor leva a pensar sobre o que, de fato, é essencial no dia a dia e a importância de sermos seletivos com o tempo. 

Afinal, o tempo é um recurso finito e precisa ser bem aproveitado com aquilo que mais tem valor e importância.

No ambiente escolar, escolher bem as tarefas e colocar limites para o que se pode alcançar com o tempo que se tem é essencial para obter grandes resultados. 

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4) O princípio de Pareto

Já ouviu falar da regra de 80/20? Essa regra está ligada ao princípio de Pareto.

De acordo com Pareto, um economista e filósofo italiano, se o seu trabalho tiver 20% de esforço é possível gerar até 80% de resultados.

Essa tese se generalizou em diferentes meios. Dizem que a ideia surgiu quando Pareto percebeu que 20% das ervilheiras do seu jardim geravam 80% das ervilhas. A partir dessa ideia, ele começou a perceber que, também, 20% das indústrias no seu país geravam 80% da riqueza. E 80% das terras pertenciam a 20% da população.

Com isso, essa generalização começou a ser percebida em meios diferentes, inclusive no mundo dos negócios e em áreas da vida profissional – especialmente quando o assunto é produtividade.

Afinal, se 20% dos seus esforços vão gerar 80% dos resultados, se torna essencial saber o que se enquadra dentro desses 20%. Só assim será possível priorizar e aprimorar as tarefas que mais têm impacto na rotina.

Pela regra de Pareto, é possível que, na sua escola, ao resolver 20% dos problemas mais relatados por pais, alunos e colaboradores, sejam resolvidos 80% dos conflitos. 

Ou que, em 20% de tudo que os professores fazem em sala impactem em 80% do desempenho dos alunos. 

O segredo para ser mais produtivo é entender o que se enquadra dentro dos 20% da rotina e, assim, conseguir focar no que importa de verdade. 

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Gestor, você se sente sem tempo?

A falta de tempo é uma queixa comum de muitos gestores escolares. Mas será que o problema é a insuficiência de horas no dia ou a forma como é feito o uso delas? Segundo um estudo realizado pela AOG Consultoria Educacional, 70% do tempo do administrador escolar é gasto com tarefas operacionais e "apagando incêndios".

Damaris Alfredo, especialista em gestão de pessoas, alerta:

"muitas vezes somos consumidos por uma avalanche de atividades que podem não ter correlação direta com o cargo que ocupamos, o que prejudica o nosso foco e toma o nosso tempo".

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O que fazer para mudar isso? Veja mais 4 dicas:

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1. Planeje o seu dia

Para Damaris Alfredo, o planejamento diário deve ser o ponto de partida dos gestores que estão se sentindo sem tempo.
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"Escreva tudo o que precisa ser feito naquele dia, pois isso gera compromisso e faz com que de fato você realize a atividade," complementa.

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Além disso, a boa e velha lista pode trazer satisfação, já que todas as vezes que concluímos uma ação, nosso cérebro produz dopamina, hormônio da motivação e do engajamento. Por isso é tão prazeroso riscar as atividades da lista quando elas já foram realizadas e esse é outro benefício do planejamento diário apontado pela especialista.

A educadora Aline Basso, profissional certificada em disciplina positiva e consultora em encorajamento, também acredita que organizar as atividades em um cronograma é importante para o aproveitamento do tempo. Porém, ela reforça que não adianta ter todas as tarefas tabuladas se o gestor não souber reconhecer os talentos da sua equipe e delegar as tarefas.

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2. Delegue tarefas ao time

Muitas vezes pensamos que o reconhecimento está relacionado apenas a elogios. Porém, a confiança e a autonomia também são uma forma de reconhecer os talentos do time. Ao delegar tarefas, por exemplo, o gestor demonstra o quanto ele acredita no potencial das pessoas - além de otimizar o seu próprio tempo.

Achar que apenas você é capaz de executar uma determinada tarefa é o que te impede de delegar, afirma Damaris.

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"O gestor que encontra-se sem tempo muitas vezes precisa mudar o seu modelo mental para um modelo de liderança que utiliza a delegação como uma ferramenta para o desenvolvimento das pessoas," explica a especialista.

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Aline Basso reforça que todo ser humano nasce com vontade de colaborar, de contribuir e todos nós queremos ter autonomia. "A gente observa as crianças pequenas, com apenas dois anos de idade, já querendo autonomia para comer e escolher o brinquedo com o qual elas vão brincar", exemplifica ela.

Nas escolas é muito comum ver a coordenação e a direção absorvendo funções que poderiam ser realizadas pelos próprios professores, como a verificação da agenda escolar e o atendimento aos pais.

Será que esse tempo não seria melhor aproveitado se os discentes tivessem autonomia na comunicação com as famílias?

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3. Capacite e se comunique com a equipe

Ao delegar funções à equipe, talvez uma estratégia para realmente confiar que ela irá realizar as tarefas seja a capacitação. Mostre o que deve ser feito e como aquela tarefa precisa ser executada. Assim, você garante que toda equipe estará na mesma página!

Outra dica é adotar uma comunicação clara com os colaboradores. Se eles não estão desempenhando a função como você espera, dê um feedback para os funcionários. Alinhe as expectativas e se comunique com sua equipe.

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4. Cuide da saúde mental dos colaboradores, inclusive a sua

Se antes a saúde mental já era um assunto que demandava atenção, com a pandemia virou algo de extrema importância.

Ao cuidar do seu emocional, você consegue lidar com mais clareza das tarefas do seu dia a dia, estabelecendo uma rotina saudável e com balanço entre trabalho e lazer.

É importante levar esse assunto para todos os colaboradores, pois eles irão lidar diretamente com os alunos e precisam estar com o emocional em dia para conseguir que eles desenvolvam as competências de cuidar da saúde mental também.

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Tecnologia como aliada para gestão de tarefas

Identificar os aspectos essenciais da rotina e as tarefas que precisam ser priorizadas são essenciais na gestão escolar. Além de ser um papel pessoal e intransferível.

Se por um lado só você pode determinar o que é importante, por outro, existem diversas formas de garantir que essas priorizações sejam feitas de maneira rápida e eficaz.

A tecnologia está aí para isso: ajudar a melhorar processos!

Com ela é possível simplificar tarefas e permitir que educadores, diretores de escolas e profissionais do meio educacional tenham mais tempo e consigam organizá-lo melhor. 

Os administradores precisam coordenar diferentes áreas, pessoas e se envolver em atividades diversas. Tudo isso para garantir que a máquina esteja rodando de forma funcional.

Nesse ambiente, contar com soluções que facilitem o processo, permitindo enxergar o todo, pode ser vantajoso não só para a gestão escolar, mas para todos os envolvidos no ambiente escolar.

As soluções online ajudam a organizar as finanças e trazem mais simplicidade para as cobranças do dia a dia, como é o caso da plataforma financeira isaac. Assim, os pais ficam mais à vontade para realizar os pagamentos e a escola diminui o número de inadimplentes.

Um sistema online de gestão escolar, como a Activesoft, ajuda a otimizar todos os processos administrativos da instituição de ensino, do controle de notas e frequência dos alunos.

Outra facilidade da tecnologia é centralizar toda a comunicação em uma só plataforma para solucionar o processo de atendimento às famílias, como o ClassApp.

Assim, as equipes como, secretaria e financeiro, evitam responder WhatsApps, telefones ou e-mails, além de evitar filas no balcão da secretaria.

Além disso, a tecnologia também ajuda a organizar os fluxos de informação. Isso garante que a resposta a dúvida será encaminhada de forma precisa ao responsável.

Com o uso da tecnologia fica ainda mais fácil o envio e recebimento de comunicados, entender a satisfação dos pais sobre determinados assuntos e muito mais.

Tudo isso ajuda a melhorar o relacionamento com as famílias, a retenção dos alunos, e até a atração de novos alunos.

Se você precisa de ajuda para parar de apagar incêndios na gestão escolar, o ClassApp pode te ajudar! Clique aqui e fale com um de nossos consultores.