Otimização da gestão de tarefas na escola

Chega de apagar incêndios: 4 métodos para melhorar a gestão de tarefas na escola

Gestão escolar
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15/1/2024

A vida de quem trabalha no universo escolar não é fácil. Muitas vezes, a demanda é tanta que o sentimento é de estar equilibrando vários pratos ao mesmo tempo, sem a devida organização na gestão escolar.

Em meio a diversas tarefas, pode parecer que faltam horas no dia para fazer tudo e ainda, sem perder a qualidade. 

No entanto, a boa notícia é que a gestão de tarefas pode ajudar com esse problema.

A gestão de tarefas é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada. Com ela é possível um nível maior de satisfação no trabalho e, também, na vida pessoal.

Afinal, conseguir encaixar tudo na rotina, mantendo um cronograma de horários e tarefas, sem esquecer nada, pode gerar a sensação de confiança e dever cumprido.

Mas como fazer o gerenciamento de projetos de forma efetiva?

Existem alguns métodos de gestão de tempo, organização, foco e produtividade que podem ser adotados para otimizar o tempo.

E para te ajudar, listamos 4 métodos infalíveis para melhorar a produtividade na gestão escolar. Confira:

Método GTD

GTD é uma sigla utilizada para o termo em inglês “get things done”. Traduzida para o português significa: “fazer as coisas”.

Essa é uma metodologia de produtividade criada para que as pessoas redefinem a forma como abordam diversas tarefas do dia. Isso inclui funções dentro ou fora do ambiente de trabalho.

A GTD foi desenvolvida pelo psicólogo americano David Allen, com o intuito de ser um gerenciador de tarefas. Com isso, é possível promover a eficiência e diminuir o estresse.

Na prática, o método GTD propõe 5 passos, são eles:

1. Coletar:

Escreva, fotografe, grave, faça post its. O importante é registrar tudo que precisa fazer para não perder tempo tentando se lembrar das tarefas. Seja em formato digital ou físico, escolha algum lugar para fazer esses registros com frequência.

2. Processar:

Esse passo envolve olhar para tudo o que está na sua lista de tarefas para, então, decidir se cada uma delas pede uma ação. Se a tarefa demanda ação, determine qual é o próximo passo para executá-la. 

3. Organizar:

Organize as tarefas em listas de acordo com a ação e prioridade que ela demanda. Uma dica valiosa é personalizar as listas para que caibam na sua rotina. Mas cuidado com excessos.

Se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser finalizada, faça imediatamente e não perca tempo organizando-a. Isso ajuda a melhorar a produtividade e otimizar o tempo.

4. Revisar:

Reveja todos os itens do seu sistema de organização para garantir o controle das tarefas e o foco no que é importante.

Isso ajuda a enxergar o fluxo de trabalho de maneira geral. Mas de nada adianta se as tarefas não forem conferidas e atualizadas.

O método GPD sugere que, ao final da semana, seja feita uma revisão semanal de todas as tarefas. Esse também é o momento de colocar no papel ideias que surgiram ao longo dos dias. 

5. Fazer:

Bom, nessa etapa a ideia é decidir qual tarefa fazer primeiro. No GTD, os quatro critérios que ajudam a tomar essa decisão, são:

  • Contexto;
  • Tempo disponível;
  • Energia disponível;
  • Prioridade.

Como você já tem uma visão geral do seu escopo de tarefas, fica mais fácil tomar essa decisão com clareza.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma abordagem de gerenciamento de tempo que classifica tarefas com base em sua urgência e importância. As tarefas são divididas em quatro quadrantes:

  1. Urgente e Importante: demandas cruciais que precisam de atenção imediata.
  2. Importante, mas Não Urgente: tarefas que contribuem para objetivos a longo prazo e exigem planejamento.
  3. Urgente, mas Não Importante: tarefas que demandam ação imediata, mas têm impacto limitado nos objetivos principais.
  4. Não Urgente e Não Importante: tarefas que são distrações e não contribuem significativamente para metas essenciais.

Ao classificar as tarefas com base em urgência e importância, os diretores escolares ganham uma perspectiva clara sobre as prioridades imediatas. 

Isso permite tomar decisões informadas sobre como alocar recursos e tempo, garantindo que as demandas mais críticas sejam tratadas com a devida atenção.

Pensando em foco estratégico, a Matriz de Eisenhower é uma forma de concentrar-se nas atividades que realmente demandam de sua atenção. Os diretores podem, por exemplo, dedicar tempo e recursos ao planejamento estratégico, formação de professores e desenvolvimento de currículos, promovendo um crescimento consistente e a longo prazo para a escola.

Essa metodologia também ajuda a eliminar tarefas desnecessárias do seu dia. Assim, os diretores conseguem reduzir significativamente o estresse e a sensação de sobrecarga. Isso não apenas impacta positivamente seu bem-estar, mas também contribui para a criação de um ambiente escolar mais equilibrado e saudável.

O essencialismo

Em um mundo em que, às vezes, é preciso fazer “de tudo um pouco”, há quem pregue o conceito de “essencialismo”.

Na verdade, quem defende a ideia é o britânico inglês Greg McKeown, autor do livro “Essencialismo: A disciplinada busca por menos”.

No texto, ele propõe uma visão minimalista para o trabalho, com o sucesso sendo alcançado por meio do foco em um objetivo em específico.

“O essencialismo não é sobre fazer mais coisas, e sim sobre fazer as coisas certas”
– Greg McKeown

Não se pode dizer que é uma metodologia de gestão de tempo, mas a sua filosofia de “menos é mais”, quando aplicada à rotina de trabalho, certamente traz benefícios. 

Se nos questionarmos sobre a grande quantidade de tarefas que absorvemos, sempre aceitando aumentar a lista e subestimando prazos, conseguimos entender essa filosofia pregada por ele.

A reflexão do autor leva a pensar sobre o que, de fato, é essencial no dia a dia e a importância de sermos seletivos com o tempo. 

Afinal, o tempo é um recurso finito e precisa ser bem aproveitado com aquilo que mais tem valor e importância.

No ambiente escolar, escolher bem as tarefas e colocar limites para o que se pode alcançar com o tempo que se tem é essencial para obter grandes resultados. 

O princípio de Pareto

Já ouviu falar da regra de 80/20? Essa regra está ligada ao princípio de Pareto.

De acordo com Pareto, um economista e filósofo italiano, se o seu trabalho tiver 20% de esforço é possível gerar até 80% de resultados.

Essa tese se generalizou em diferentes meios. Dizem que a ideia surgiu quando Pareto percebeu que 20% das ervilheiras do seu jardim geravam 80% das ervilhas. A partir dessa ideia, ele começou a perceber que, também, 20% das indústrias no seu país geravam 80% da riqueza. E 80% das terras pertenciam a 20% da população.

Com isso, essa generalização começou a ser percebida em meios diferentes, inclusive no mundo dos negócios e em áreas da vida profissional – especialmente quando o assunto é produtividade.

Afinal, se 20% dos seus esforços vão gerar 80% dos resultados, se torna essencial saber o que se enquadra dentro desses 20%. Só assim será possível priorizar e aprimorar as tarefas que mais têm impacto na rotina.

Pela regra de Pareto, é possível que, na sua escola, ao resolver 20% dos problemas mais relatados por pais, alunos e colaboradores, sejam resolvidos 80% dos conflitos. 

Ou que, em 20% de tudo que os professores fazem em sala impactem em 80% do desempenho dos alunos. 

O segredo para ser mais produtivo é entender o que se enquadra dentro dos 20% da rotina e, assim, conseguir focar no que importa de verdade. 

Tecnologia como aliada para gestão de tarefas

Identificar os aspectos essenciais da rotina e as tarefas que precisam ser priorizadas são essenciais na gestão escolar. Além de ser um papel pessoal e intransferível.

Se por um lado só você pode determinar o que é importante, por outro, existem diversas formas de garantir que essas priorizações sejam feitas de maneira rápida e eficaz.

A tecnologia está aí para isso: ajudar a melhorar processos!

Com ela é possível simplificar tarefas e permitir que educadores, diretores de escolas e profissionais do meio educacional tenham mais tempo e consigam organizá-lo melhor. 

Os administradores precisam coordenar diferentes áreas, pessoas e se envolver em atividades diversas. Tudo isso para garantir que a máquina esteja rodando de forma funcional.

Nesse ambiente, contar com soluções que facilitem o processo, permitindo enxergar o todo, pode ser vantajoso não só para a gestão escolar, mas para todos os envolvidos no ambiente escolar.

As soluções online ajudam a organizar as finanças e trazem mais simplicidade para as cobranças do dia a dia, como é o caso da plataforma financeira isaac. Assim, os pais ficam mais à vontade para realizar os pagamentos e a escola diminui o número de inadimplentes.

Um sistema online de gestão escolar, como a Activesoft, ajuda a otimizar todos os processos administrativos da instituição de ensino, do controle de notas e frequência dos alunos.

Outra facilidade da tecnologia é centralizar toda a comunicação em uma só plataforma para solucionar o processo de atendimento às famílias, como o ClassApp.

Assim, as equipes como, secretaria e financeiro, evitam responder WhatsApps, telefones ou e-mails, além de evitar filas no balcão da secretaria.

Além disso, a tecnologia também ajuda a organizar os fluxos de informação. Isso garante que a resposta a dúvida será encaminhada de forma precisa ao responsável.

Com o uso da tecnologia fica ainda mais fácil o envio e recebimento de comunicados, entender a satisfação dos pais sobre determinados assuntos e muito mais.

Tudo isso ajuda a melhorar o relacionamento com as famílias, a retenção dos alunos, e até a atração de novos alunos.

Se você precisa de ajuda para parar de apagar incêndios na gestão escolar, o ClassApp pode te ajudar! Clique aqui e fale com um de nossos consultores.

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