pessoa usando o e-mail da escola

Será que o e-mail ainda é eficaz na comunicação da sua escola?

Comunicação Escolar
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A tecnologia chegou trazendo inúmeras melhorias nos mais diversos campos que envolvem as relações humanas, sendo a comunicação muito beneficiada nesse processo. O acesso e a popularização da internet, por exemplo, viabilizou e agilizou o que antes se mostrava vagaroso. Assim, muitas das demandas da área educacional também foram atendidas por meio dos efeitos da era tecnológica.

Se anteriormente a comunicação entre as escolas e as famílias era feita por meio da agenda, bilhetes de papel, telefone ou mesmo pessoalmente, há alguns anos esse diálogo passou a incluir as mensagens por e-mail da escola.

No entanto, com a rapidez exigida pelo mundo hiperconectado que vivemos, será que tal método ainda é eficiente para o cotidiano das escolas e prática do ponto de vista das famílias? Em sua escola, a comunicação por e-mail ainda surte o efeito desejado?

Continue a leitura e entenda quais podem ser os problemas decorrentes das comunicações por e-mail e ainda dicas de como sua escola pode se comunicar de forma mais efetiva com as famílias!

Competição com e-mails promocionais

Shocked Squirrel caixa de e-mail cheia competindo com o e-mail da escola

Com a ascensão da internet, não há dúvidas de que o disparo de e-mails no processo de comunicação dos colégios conferiu esperança na otimização dos canais de diálogo com os pais: se antes era preciso aguardar as famílias verificarem os cadernos de recado ou mesmo agendar encontros presenciais, com o e-mail essa distância foi encurtada, por um tempo.

Afinal, era só a escola enviar um e-mail em caráter importante, confiando que ele seria entregue e aberto, e a comunicação já estava feita. Além disso, diferente dos canais verbais como o telefone, o correio eletrônico mantém registro da comunicação – medida que confere mais consistência ao processo.

Com tantas vantagens em curso, a maior parte das instituições acabou incorporando o e-mail como uma das vias oficiais de comunicação.

No entanto, com a popularização do uso do e-mail como estratégia de comunicação por empresas de diferentes segmentos, o volume de mensagens recebidas diariamente aumentou na mesma proporção e, em muitos casos, e-mails importantes, como os do próprio colégio, se perdiam na caixa de mensagens dos responsáveis.

Paralelo a isso, muitos provedores começaram a categorizar os e-mails recebidos à revelia do usuário e, assim, as mensagens passaram a ser direcionadas automaticamente para caixas de promoção ou de spam.

Outro reflexo do aumento desse volume é que as inúmeras mensagens recebidas pelas famílias passaram a integrar a lista de demandas “ainda a serem resolvidas” e que, por inúmeras razões, acabam sendo postergadas ou sobrepostas no momento do recebimento e vão assim, perdendo sua importância.

“Não recebi seu e-mail”

Portal Drauzio Varella drauzio varella reclamacao GIF

Em pouco tempo, essa falta de eficiência do e-mail passou a ser sentida pelas escolas. Frases como “Não recebi seu e-mail!”, “Deve ter ido para a caixa de spam!”, e ainda “Será que vocês estão enviando para o endereço de e-mail certo?”, passaram a ser ouvidas corriqueiramente por educadores como justificativa para o não comparecimento em reuniões, atrasos nas mensalidades ou falta de resposta em questões tratadas via correio eletrônico. Muitas vezes o e-mail até chegou, mas ficou perdido entre as promoções ou caiu na aba de spam e o pai não consegue localizá-lo ou respondeu com um "Ah, chegou sim, mas caiu no spam".

“A comunicação por e-mail é um pouco complicada, pois a gente tem diversas propagandas por lá. Então, aquelas coisas importantes que chegam da escola acabam se perdendo e às vezes a gente acaba não vendo o comunicado”, conta Suellen Martins Tavares Silva, de São Paulo, mãe de dois filhos em idade escolar.

Do ponto de vista da escola, um dos problemas do e-mail é justamente essa dificuldade de medir seu alcance, ou seja, de saber se os pais realmente tiveram acesso à mensagem enviada.

Pesquisas apontam que apenas 50% dos e-mails não são abertos, reiterando assim essa preocupação das instituições de ensino com as possíveis consequências de mensagens importantes serem deletadas sem ao menos serem lidas.

“No e-mail você também não consegue garantir que o pai recebeu a comunicação. Ou então, você cria uma certa incógnita porque o pai fala ‘não recebi’, mesmo que a gente tenha confirmação de envio. Assim, fica difícil saber se ele pode ter deletado e você acaba não tendo como comprovar que aquele e-mail estava lá, ou seja, que aquela comunicação foi realmente enviada para ele”, argumenta Caroline da Costa Pereira, diretora de Comunicação e Tecnologia no Colégio Stagium, de São Paulo.

Os efeitos maléficos da ineficácia dos e-mails foram sentidos na prática pelos gestores do Colégio Projeto Vida, também de São Paulo. A diretora da instituição, Mônica Padroni, conta que eles chegaram a perder um aluno por isso.

“Houve uma saída pedagógica que enviamos avisos por e-mail e por comunicado, mas a mãe não recebeu nenhum dos dois. Naquele momento, ficou evidenciada a fragilidade da área de comunicação”, relata.

Agilidade comprometida

Para Lourenço Jungklaus, diretor pedagógico do Colégio Notre Dame, de Campinas (SP), um dos problemas do e-mail na atualidade é que ele já não acompanha mais a agilidade necessária para alcançar um diálogo eficiente com as famílias.

“Hoje, com a agitação do cotidiano das pessoas, o e-mail é uma ferramenta que já não é mais tão acessível, como as pessoas gostariam que fosse. Ou seja, a velocidade da informação através do e-mail não atende mais às necessidades das pessoas atualmente”, argumenta o diretor.

Esse argumento fica ainda mais forte se levarmos em consideração que uma parcela considerável da comunicação cotidiana de uma escola diz respeito às mensagens que tratam de situações problemáticas e que pedem reação rápida.

Um pequeno acidente com um aluno, como uma queda ou uma picada, por exemplo, assim como uma falta pontual de água ou de energia elétrica, que pode comprometer o funcionamento da escola, são informações que devem circular com urgência, agilidade e seriedade entre a escola e os pais/alunos.

Embora alguns pais acessem o e-mail regularmente, esse canal não provê a rapidez necessária para a responsabilidade da escola em ser diligente com tudo aquilo que traz risco ou insegurança ao aluno. E muito embora, usualmente, as escolas costumam recorrer ao uso do telefone, essa opção também pode ser ineficaz para esse tipo de demanda.

Para título de exemplo, vamos supor que um aluno de três anos, de uma escola de ensino infantil, acaba de ter sido picado por uma abelha. A reação imediata da escola será correr ao telefone com objetivo de certificar os pais o ocorrido e verificar se a criança possui alergia ao inseto – o que, se houver resposta positiva, demandará uma atitude mais enérgica por parte da escola.

Porém, estando tanto o pai como a mãe dessa criança no trabalho, a ligação pode não ser atendida de imediato, assim como um e-mail seria um método muito passivo e ineficiente. Neste caso, se a escola tivesse mais opções além do e-mail e do telefone para transitar esse tipo especial de demanda, poderia ter resolvido o problema.

Nos últimos anos, algumas soluções tecnológicas desenvolvidas especialmente para esse cenário foram disponibilizadas para as escolas se beneficiarem, sendo ainda mais vantajosas e seguras, por exemplo, se comparadas ao WhatsApp ou SMS.

Limitação de armazenamento

dificuldade de enviar e-mail devido ao armanezamento

Outro problema grande que as escolas enfrentam no uso do e-mail é a limitação de uso e armazenamento das mensagens em alguns provedores. Esse limite varia muito de acordo com o provedor escolhido mas, quando ele é excedido a escola não consegue mais enviar ou receber mensagens naquele canal de comunicação. E o inverso também pode acontecer, provedores de e-mail gratuitos, como o Gmail ou Outlook, também possuem essa limitação e as famílias podem deixar de receber os comunicados da escola pelo mesmo motivo.

Muitas vezes esse problema só é identificado depois da reclamação de algum responsável que não recebeu o comunicado e, até que ele venha à tona, muito estrago pode acontecer. Você não quer esse problema para sua escola, certo?

E quando os pais precisam contatar o e-mail da escola?

Outra dificuldade do e-mail está no fluxo inverso, ou seja, na comunicação que vem dos pais ou alunos para escola e que podem ir desde esclarecimentos de dúvidas, agendamento para atendimentos individuais, pedidos de documentos, entre outros.

Neste âmbito, será o e-mail uma forma fácil e acessível de receber e de organizar essa demanda?

Suponha que a mãe de um aluno do ensino infantil tenha se esquecido de anotar na agenda o horário do remédio do filho: será que ela encontraria no e-mail a forma de ter sua demanda plenamente atendida ou será que a solução para ela seria recorrer ao telefone como melhor opção para avisar a coordenadora?

Ou seja, quando se trata de um canal que atenda às necessidades de comunicação dos pais e alunos, o correio eletrônico também não se mostra uma boa opção para fazer esse diálogo fluir.

A solução definitiva para a comunicação escolar

No meio de tantos problemas que sua escola pode ter com o e-mail, fica claro que ele não é a solução para a comunicação de sua escola, não é mesmo? Sabemos que ele pode funcionar muito bem para a comunicação interna das instituições, afinal ele é muito mais utilizado para uma comunicação corporativa eficaz do que para uma comunicação externa, correto?

Então, para a comunicação acontecer com agilidade, segurança, celeridade e assertividade com famílias e alunos é preciso recorrer a um meio de comunicação especializado nesta temática, criado exatamente para suprir essa necessidade das escolas. É aí que entra o ClassApp, o aplicativo de comunicação escolar melhor avaliado do mercado.

Com ele, a escola tem muito mais controle sobre as leituras dos comunicados escolares, já que é gerado um relatório apontando exatamente quais pais receberam e leram as mensagens. Além disso, é possível reenviar um lembrete sobre a mensagem apenas para aqueles que ainda não a abriram. Dessa forma, fica muito mais fácil ter o controle que você precisa para garantir que a comunicação está sendo realmente assertiva!

Para Tatiana Cury Paraizo, diretora do Colégio Marly Cury, o ClassApp trouxe essa segurança que eles estavam precisando e o e-mail não entregava.

"O e-mail não acaba sendo muito efetivo para você se comunicar com segurança, para você ter certeza de que a mensagem chegou. E o ClassApp ajudou muito nesse sentido, aqui a gente consegue se comunicar muito rapidamente", conta.

Ah, e o melhor de tudo é que o aplicativo é totalmente amigável e fácil de usar, garantindo taxas de leitura que chegam, em média, até 95%!

Você também acredita que o e-mail da escola já não é tão eficaz para se comunicar com famílias e responsáveis? Entre em contato com o nosso time para conhecer melhor o ClassApp, dizer adeus ao e-mail e revolucionar a comunicação na sua escola!

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