Automatizar WhatsApp na escola: será que funciona?

A comunicação entre escolas e famílias é fundamental para estabelecer um ambiente educacional saudável e produtivo. E, em busca de soluções eficientes, algumas instituições têm considerado o uso de chatbots no WhatsApp para automatizar o atendimento. 

O aplicativo de troca de mensagens é amplamente utilizado no Brasil e é a rede social mais usada no país em 2023, de acordo com levantamento realizado em parceria pela We Are Social e Meltwater.

Aqui no blog da ClassApp já apresentamos um artigo que discute se o WhatsApp é a melhor saída para a comunicação escolar e regras que precisam ser colocadas em prática nos grupos de pais.

E será que essa abordagem de automatizar atendimento por meio de chatbots é realmente eficaz dentro do contexto educacional? Confira no artigo o que é esse serviço e como funciona na escola.

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O que é a automatização do WhatsApp

O chatbot no WhatsApp é uma forma de automatizar os atendimentos por meio de mensagens prontas para simular conversas com os usuários. Na prática, o usuário que busca atendimento não estará falando com uma pessoa real - e sim com um robô. 

Essa forma de automatização é oferecida por empresas que integram seus serviços ao WhatsApp, o que vai gerar um custo para a escola. 

Por meio desse serviço, é possível oferecer um atendimento automatizado e centralizado em um canal de comunicação amplamente utilizado pelas pessoas e que fornece respostas instantâneas a dúvidas frequentes.

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De que forma o chatbot do WhatsApp funciona nas escolas?

Nas escolas, o chatbot no WhatsApp funciona como uma alternativa automatizada para o atendimento às famílias e a instituição pode utilizar essa ferramenta para agilizar o processo de comunicação. 

Ao interagir com o chatbot, as famílias podem obter respostas rápidas sobre questões comuns por meio de respostas pré-programadas. Assim, a automatização do WhatsApp consegue fornecer informações básicas, orientações e direcionamentos para a comunidade escolar.

Mas, embora os chatbots possam trazer agilidade aos processos de atendimento, a escola precisa estar ciente dos riscos em automatizar completamente a comunicação com as famílias. 

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Afinal, qual a experiência que você tem, enquanto consumidor, quando é atendido por um robô no WhatsApp?

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Um dos pontos principais é a falta de personalização e humanização do atendimento. As famílias valorizam o contato humano, a empatia e a atenção individualizada - a escola está lidando com a pessoa mais importante na vida daquela mãe, pai ou responsável. 

O uso exclusivo de chatbots pode gerar distanciamento e reduzir a qualidade da interação, comprometendo o relacionamento entre a escola e as famílias.

Em casos mais complexos ou situações que exijam um atendimento personalizado e empático, é fundamental contar com a presença de profissionais capacitados para garantir uma comunicação efetiva com as famílias.

Portanto, o chatbot no WhatsApp pode ser uma ferramenta para auxiliar no atendimento, mas a comunicação escolar que engaja e fideliza as famílias envolve o atendimento humano. Por isso, utilizar ferramentas especializadas em comunicação escolar, pensadas para o contexto escolar, pode ser uma decisão mais assertiva por parte da escola.

Antes de implantar a automatização do WhatsApp na sua escola, pergunte-se: qual experiência de comunicação estarei oferecendo para as minhas famílias? Essa forma será satisfatória o suficiente para a minha realidade?

Para se aprofundar nos desafios gerados pelo uso do WhatsApp na escola, clique aqui para fazer download gratuito de um e-book que vai te ensinar a lidar com ruídos na comunicação causados pelo aplicativo.

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5 diferenças entre o ClassApp e automatizar o WhatsApp

O ClassApp é uma solução específica para a comunicação escolar e oferece diferenciais significativos em relação aos chatbots no WhatsApp. Confira 5 pontos nos quais o ClassApp oferece a melhor experiência para o relacionamento entre escolas e famílias:

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1. Centralização efetiva da comunicação

O ClassApp é uma solução que já permite a centralização da comunicação escolar em um único aplicativo. Com funcionalidades específicas para as necessidades educacionais, ele oferece uma experiência completa e intuitiva.

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2. Compartilhamento seguro de fotos e vídeos

O recurso Momentos do ClassApp permite que a escola compartilhe fotos e vídeos dos alunos com as famílias de forma segura, sem expor a rotina escolar nas redes sociais. Isso proporciona tranquilidade e privacidade para todos os envolvidos.

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3. Canais de atendimento eficientes

Os canais de atendimento disponíveis no ClassApp ajudam as famílias a direcionarem suas dúvidas e questões para os setores adequados da escola. Isso facilita o contato direto e proporciona uma melhor experiência de atendimento, aumentando a satisfação das famílias. Além disso, a gestão consegue acompanhar o tempo médio de atendimento de cada canal, podendo sugerir melhorias para a equipe nas tratativas com as famílias.

4. Dados que geram insights valiosos

Com o ClassApp, a gestão escolar tem acesso a todas as interações e atendimentos realizados, permitindo um acompanhamento completo das mensagens e uma visão dos pais que leram as informações. Além disso, recursos como Financeiro, Matrículas e Cheguei fornecem dados importantes para uma gestão eficiente da escola.

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5. Segurança e privacidade

O ClassApp atende às especificações da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), garantindo a segurança e o respeito à privacidade dos dados dos usuários. Isso é fundamental para a tranquilidade das famílias e o cumprimento das normas de proteção de informações pessoais.

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Gostou desse conteúdo?

Embora a ideia de utilizar um chatbot no WhatsApp para centralizar os atendimentos pareça atrativa, é necessário considerar se essa solução atende de fato às necessidades específicas das escolas. 

Nesse sentido, o ClassApp se destaca como uma solução específica para a comunicação escolar, promovendo uma interação personalizada, segura e eficiente entre escolas e famílias. 

Ao buscar melhorar a comunicação com as famílias, é fundamental considerar soluções pensadas e desenvolvidas especificamente para o contexto educacional, como o ClassApp. Clique aqui para conversar com um de nossos especialistas.