Campanha de matrícula escolar

Veja 10 dicas para a sua campanha de matrícula escolar

Comunicação Escolar
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Ações estratégicas para fidelização de alunos e fomentar a captação de novos alunos: essa é a conta para uma campanha de matrícula escolar de sucesso. Essa "equação", apesar de parecer simples, demanda um planejamento certeiro e direcionado para que a escola consiga reter e captar novos clientes. 

Em sua palestra durante o Conecta Escolas Exponenciais, em 2022, Thiago Faria, gerente comercial e criador da Consultoria Escola Cheia, chama atenção para um fator essencial a ser levado em consideração: todo ano o jogo começa desfavorável para a escola. 

"Se você não captar alunos novos, sua escola vai diminuir todo ano", resumiu Thiago Faria.

Isso acontece por conta de dois fatores:

  1. A evasão natural dentro da escola, que são os alunos da última série que a escola disponibiliza;
  2. A evasão pela não fidelização da família. Segundo Thiago, a média de retenção de alunos é de 93 a 95%, portanto já existe uma parcela de alunos que a escola também irá perder.

Thiago Faria explica que o primeiro passo é saber vender a escola e, em seguida, entender as necessidades de cada família para conseguir ser assertivo com as dores de cada cliente. Feito isso, é hora de trabalhar com campanhas de marketing e reforço de marca, e ir compilando dados para ter uma melhor percepção do cenário da sua escola. Por fim, criar o planejamento da campanha. 

Infográfico produzido pelo ClassApp com o texto Como estruturar uma boa campanha de matrícula Vender a escola > entender as necessidades da família > marketing com trabalho de marca > ter dados > planejar a campanha

Ao falar sobre o processo para captação de novos alunos, o especialista da Escola Cheia diz que são necessários 7 pais interessados para que uma matrícula seja, de fato, concluída. Portanto, é preciso persistência para conquistar novos alunos.

Sendo assim, o trabalho de matrícula escolar precisa acontecer durante todo o ano, não apenas no fim de cada semestre. É somente assim que a escola consegue garantir a taxa de fidelização e continuar crescendo anualmente.

A campanha de matrícula escolar é um desafio que sua escola quer resolver?

Confira as 10 dicas abaixo que podem servir de parâmetro aos mantenedores e diretores para realizar uma boa campanha!

1. Divulgue o propósito da sua escola

Você já se perguntou porque sua escola faz o que faz? Entender o propósito pelo qual sua escola existe é um passo que antecede a campanha de matrícula escolar, mas que é essencial para captar famílias. Utilizar a teoria do Golden Circle é um meio de atrair pais que tenham um pensamento similar ao da escola. 

De acordo com o criador dessa teoria, Simon Sinek, as pessoas não compram o que você faz, elas compram o porquê você faz. Portanto, ao definir o propósito da escola existir, deixando ele exposto para toda a comunidade escolar, o diretor consegue criar relações genuínas com as famílias, e assim garantir a fidelização de alunos.

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2. Entenda sua proposta de valor

Após entender e divulgar o propósito da escola, o primeiro passo para consolidar uma estratégia para aumentar matrículas é realçar as fortalezas da escola de forma que os pais identifiquem claramente os diferenciais da instituição.

Um dos caminhos para distinguir quais são essas características é revisitar a proposta de valor da escola, a partir de um diálogo franco e direto com a equipe interna.

Faça um reunião e levante questões para seu time como:

  • Quem é nossa escola?
  • Por que ela é apreciada?
  • Por que ela é a melhor opção para os nossos alunos?
  • Por que ela é a melhor escolha para os pais?

Anote as respostas e consolide as ideias para saber o que a sua equipe pensa ser o mais importante para seus clientes.

Após isso, obtenha a visão dos clientes, escolhendo um grupo de pais e alunos para uma conversa individual. Afinal, conquistar uma percepção mais apurada sobre seus pontos fortes é importante para direcionar a campanha de matrícula para seu verdadeiro público-alvo. 

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3. Destaque seus pontos fortes durante a campanha de matrícula

Após detectar os principais pontos positivos da sua escola, enfatize as campanhas de marketing, reforçando os principais diferenciais identificados.

Alguns colégios, por exemplo, dão destaque ao número de alunos que ingressam em grandes universidades. Outros reforçam os bons salários para os professores e a tradição no ensino.

Esses atrativos podem ser transmitidos por meio das redes sociais, do site, de publicidade em mídias tradicionais, assim como por meio de aplicativos usados para comunicação interna na escola.


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‍4. Prometa o que pode cumprir

Estando ciente dos pontos fortes, a próxima etapa consiste em formular as promessas da instituição, apresentando o método educacional e a experiência oferecida aos alunos de forma clara e segura.

Afinal, comprometer-se com seu público-alvo é importante para balizar expectativas, promover a fidelização, evitar dúvidas quanto ao que está sendo oferecido e prevenir que os pais fiquem insatisfeitos por não estarem recebendo algo que contrataram.

“Quando não prometemos, as pessoas criam suas próprias expectativas e é muito mais difícil gerir uma situação quando não se sabe o que as pessoas esperam dela”, Vahid Sherafat, cofundador da ClassApp.

Para entregar a promessa, seja atencioso e esclareça dúvidas, respaldando-se através de exemplos e de dados. Mas não deixe que isso seja feito apenas durante a campanha de matrícula.

A comunicação deve ser constante durante todo o ano, pois, com o passar do tempo, os responsáveis pelas crianças podem ficar em dúvida se a escola está entregando a proposta oferecida inicialmente. Portanto, trabalhe para que os pais estejam continuamente alinhados e encantados com a sua proposta pedagógica.

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5. Alinhe as expectativas do público-alvo

Corresponder às expectativas dos pais e dos alunos deve ser trabalhado todos os dias e não apenas durante o período da campanha de matrícula.

Por isso, refletir sobre como identificar os principais anseios deles é um dos passos mais valiosos na hora de traçar estratégias para aumentar matrículas.

Para obter feedbacks assertivos, ouvir queixas e sugestões e sanar dúvidas, a escola pode investir em canais de contato direto com as famílias e aplicar pesquisas de satisfação.

Essas medidas aumentam o nível de confiança e de satisfação no relacionamento escola-família e ajudam a identificar quais foram as motivações dos pais que renovaram ou dos que não renovaram a matrícula dos filhos. Com os resultados em mãos, a equipe do departamento de relacionamento da instituição tem a oportunidade de redirecionar suas ações.


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6. Esteja atento às novas demandas

É importante que a escola esteja atenta aos anseios e às expectativas dos pais, que podem se alterar ao longo do tempo. Assim, informe-se sobre quais mudanças são necessárias e quais delas sua escola tem condições de aplicar.

Algumas pesquisas mostram o que os pais esperam das escolas particulares, a partir delas escolha em quais novidades seu colégio pode investir e qual impacto que elas terão na fidelização e na satisfação do seu público-alvo.

Manter um canal de comunicação ágil e eficaz é outra medida que pode ajudar no alinhamento com as famílias.

Por meio do ClassApp, aplicativo de comunicação escolar, a escola consegue enviar comunicados e fazer enquetes de forma rotineira com os pais, conseguindo ouvir as demandas e agir de forma antecipada para evitar dores de cabeça.

7. Reforce a mensagem com colaboradores

É essencial estimular a participação dos colaboradores de forma a transformá-los em protagonistas no processo de transmissão dos valores e dos objetivos da sua instituição.

Por estarem em contato direto com os alunos, eles podem acompanhar se a proposta "prometida" está sendo executada na prática e dar constantes feedbacks ao setor administrativo sobre o andamento da escola, na ótica de pais e alunos.

Desta forma, é essencial cuidar para que a equipe esteja ciente e alinhada com os valores da escola, visando haver coerência nas ações de forma global e reflexos positivos nos resultados.


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8. Afine sua comunicação

Após definir as estratégias para aumentar matrículas a serem trabalhadas e prometidas na campanha, coloque em prática a estratégia de comunicação com os pais. Afinal, essa é uma oportunidade ímpar de aproximação com seu público.

Usar o storytelling, contando histórias verdadeiras de sucesso dos alunos, por exemplo, é uma estratégia que pode aproximá-los ainda mais da escola, gerando empatia e promovendo uma identificação imediata.

Portanto, tenha clareza sobre como usar os canais de comunicação e busque ferramentas específicas de comunicação escolar para tornar esse diálogo mais assertivo, com menos riscos de ruídos ou distrações.


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9. Facilite a rematrícula

Para a rematrícula, as instituições solicitam documentos, mas muitas deixam para comunicar os pais próximo à data. Estude meios mais adequados à sua realidade para comunicar às famílias o que é necessário para agilizar os processos de rematrícula.

Além de ser especializado em comunicação escolar, facilitando o contato com as famílias, o ClassApp ainda possui uma funcionalidade para matrículas que vai ajudar sua escola a garantir mais rapidez para o ano letivo e maior retenção de alunos.

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10. Transforme pais em embaixadores da escola

Conhecendo suas expectativas e dialogando diretamente com as famílias, as escolas chegam ao principal objetivo da campanha de matrícula: a atração e fidelização de alunos, certo? Em grande parte, sim. 

Mas é preciso saber que as escolas podem ir além, tornando pais e alunos promotores da sua marca! E transformá-los em “embaixadores” é alcançar o ponto de maior êxito no marketing da sua escola. Para isso, é fundamental prestar um serviço de qualidade e fazer com que as ações e os feitos realizados e conquistas pela escola cheguem até eles.

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Neste ponto, a comunicação ganha um papel central. Afinal, quanto mais informados, mais tendem a estar satisfeitos com o trabalho desenvolvido e melhor vão comunicá-lo a potenciais clientes.

Nesse sentido, usar um aplicativo exclusivo para comunicação escolar como o ClassApp irá alavancar o relacionamento da sua escola com as famílias, proporcionando segurança para a permanência dos alunos. 📚💡

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