Descubra por que e como você pode simplificar sua comunicação escolar

Comunicação: nas escolas ela tem papel estratégico e pode ser determinante para o sucesso de uma instituição. Isso porque a fluidez na interação entre gestores, professores, colaboradores, estudantes e pais é a chave para que todos façam parte do processo de ensino e tem impacto direto no rendimento dos alunos. Uma boa gestão de comunicação implica em maior confiança entre a escola e as famílias, melhor engajamento e motivação dos funcionários e amplia o vínculo com os próprios estudantes.

E hoje em dia não há como falar sobre comunicação sem mencionar o quanto a tecnologia tem nos influenciado nas interações diárias. Nunca nos comunicamos tanto por meios virtuais, seja por Whatsapp, Facebook, Instagram. “A tecnologia aproxima as pessoas, não afasta”, diz Marcos Sei, coordenador de Marketing da Classapp, aplicativo de comunicação escolar usado em mais de 500 instituições no Brasil, por cerca de 40.000 usuários. “A grande dificuldade do mercado de educação é provar o seu valor aos pais; eles são os clientes pagantes, mas não vivenciam os serviços da escola no dia a dia. Por isso, é muito importante que os pais saibam não somente de assuntos práticos, mas também de questões relacionadas à construção de valores, ética, comportamento”, diz. Sei argumenta que, quando os os pais enxergam esse valor, eles se fidelizam à instituição.

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Como facilitar a comunicação escolar: o uso de aplicativos de comunicação

Aplicativos especializados em comunicação escolar são conhecidos muitas vezes por serem uma versão digital das agendas de papel. Porém, são muito mais do que isso. Além de permitirem que alunos e pais tenham acesso a informações, como lista de tarefas, lembretes de exercícios e material didático, pro exemplo, a qualquer hora e lugar, eles são, acima de tudo, um canal de comunicação direta entre toda comunidade escolar.

Pelo aplicativo, por exemplo, os responsáveis recebem comunicados, têm acesso a fotos e vídeos, resolvem questões relacionadas a pagamentos, autorizações, calendário de atividades, respondem enquetes que ajudam os educadores a entenderem o perfil das famílias e suas demandas, tiram dúvidas, conversam sobre o desempenho e comportamento de seus filhos... Tudo isso de forma sintetizada e transparente- o que reduz a possibilidade de ruído e simplifica a comunicação. Sem falar que os aplicativos otimizam o tempo e ainda evitam o uso de papel, tornando a escola mais alinhada com o conceito de sustentabilidade.

“A agenda de papel foi muito necessária, mas mostrou-se ineficiente ao longo do tempo porque  prejudicava a comunicação entre a família e a escola. Quem nunca esqueceu a agenda, ou se esqueceu de anotar a tarefa de casa? Quantas situações vivemos em que o aluno faltava e o bilhete não era enviado? Quantos pais se esqueciam de reuniões? Com o aplicativo isso não ocorre mais. A informação chega em tempo real, a comunicação não tem interferência” conta Viviane Souza, vice-diretora pedagógica do colégio Cermac, em São Paulo, usuária do Classapp.

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“O primeiro desafio da comunicação é alcançar a pessoa. O segundo é engajá-la. O terceiro é controlar a comunicação. E isso uma escola pode conseguir por meio do aplicativo. Pesquisas informam que os comunicados do Classapp têm um índice de leitura de cerca de 80%. Para se ter ideia do que isso significa, a média de leitura em uma agenda de papel é de menos de 50%. No caso de e-mail, esse número cai para menos de 30%. No Whatsapp, fica entre 50 a 60%.”

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A falta de comunicação na escola

As consequências de uma comunicação ruim na escola são muitas e impactam em todas as pontas: colaboradores, pais, alunos. Falhas na comunicação chegam a ser motivo, por exemplo, para os pais trocarem os filhos de escola. Afinal, desentendimentos entre pais e professores e problemas como bullying, por exemplo, são muito mais fáceis de serem resolvidos quando a comunicação é direta e transparente, ou seja, quando todos sabem o que está acontecendo, inclusive os gestores da escola. 

Entre os pilares de uma boa comunicação estão: objetividade, regularidade, clareza e agilidade. Escolher a melhor linguagem para se comunicar com cada público também é muito importante, assim como fazer uso de imagens e vídeos. 

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Aprenda a tornar sua escola mais eficiente na comunicação

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Como se comunicar da melhor forma possível com alunos?

A primeira dica para quem lida com jovens é aprender a linguagem deles e estar conectado à realidade das novas gerações digitais. Os alunos de hoje têm demandas diferentes daquelas do passado; exigem que tudo seja mais dinâmico, inclusive a comunicação. Os nativos digitais têm o mundo na ponta dos dedos e querem ser protagonistas, ser ouvidos, ter voz e debater. 

Atividades dinâmicas em sala de aula são determinantes para uma escola ser atrativa, do mesmo jeito que realizar eventos extracurriculares aumenta o vínculo afetivo dos alunos com a escola. Além disso, promovem a integração entre os alunos e os funcionários da escola. A presença de familiares em eventos escolares também aumenta a integração e, consequentemente, o aproveitamento escolar. E nada disso existe sem uma comunicação eficaz.

Uma boa comunicação com os pais também é fundamental

Contar com a participação dos pais em reuniões presenciais e nos canais virtuais é fundamental para melhorar o rendimento dos alunos na escola. Um dos grandes desafios dos gestores escolares é fazer com que os responsáveis façam parte da rotina da instituição de ensino e, para isso, os pais precisam ter muito claro o papel fundamental que eles têm dentro da escola para o desenvolvimento de seus filhos.

Se antes a presença física era fundamental na hora da comunicação, hoje os pais podem se manter presentes também virtualmente. Com um ritmo de vida cada vez acelerado, os apps escolares adquirem a cada dia mais relevância. Assim como os alunos demandam uma comunicação dinâmica e frequente, os pais também querem um diálogo mais direto, próximo e constante com a escola. A frequência das informações diminui a ansiedade e satisfaz a curiosidade.

“O grande diferencial do Classapp é esse engajamento com os pais e a efetividade da comunicação com todos os clientes. O Whatsapp é mais um chat, um grupo de discussão, e muitas vezes acaba perdendo o foco do tema. O aplicativo não cria esse grupo de discussão, pois cada pai recebe o comunicado de forma individual e a escola consegue administrar a comunicação de forma mais eficiente”, complementa Brian Tong.

“O Classapp foi um divisor de águas este ano na comunidade escolar, tanto na comunicação entre a escola e a família, quanto na comunicação interna. Quando o aluno falta, por exemplo, ele já recebe pelo aplicativo o conteúdo, o que vai ter de tarefa de casa. O aplicativo facilitou muito também a vida dos professores, que não têm mais que recortar e colar papel nas agendas. Agilizou a comunicação dos pais com a escola, que enviam, por exemplo, recados diretamente aos departamentos e não somente para o professor. Em relação aos colaboradores, não existe aquela fofoca de Whatsapp, aquelas fotos e piadinhas que são enviadas em grupos. O aplicativo é muito mais profissional, mais dirigido,” diz Daniele Martinez, responsável pela comunicação na escola High Line, em São Paulo.

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Comunicação com os colaboradores

A comunicação interna (aquela restrita a professores e outros colaboradores) é o primeiro passo para que uma equipe esteja bem alinhada e atuando de forma colaborativa, aumentando assim o diferencial competitivo da escola. Sem comunicação, é impossível organizar processos com fluidez e aumentar a produtividade de uma equipe. Como se comunicar bem com o mundo externo se isso não acontece internamente? Uma boa comunicação desperta sentimento de pertencimento e mantém a unidade do grupo, que se reflete no desempenho dos estudantes. Quanto mais a equipe sabe o que acontece na escola, por meio de uma gestão transparente e comunicativa, melhor funciona a engrenagem escolar, pois todos conhecem as metas e entendem a importância do projeto pedagógico da escola, além da sua missão e valores.

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