Melhoria contínua: o que é e como aplicar na sua escola
Oferecer o melhor serviço e ser reconhecido pela excelência é o sonho de toda empresa. Porém, para que isso aconteça, é preciso estar atento às falhas e estar disposto a corrigi-las. Nesse sentido, as escolas devem adotar o processo de melhoria contínua para sempre se destacar entre as concorrentes.
A melhoria contínua nada mais é do que analisar os processos internos, buscando identificar os gargalos e ineficiência, e aperfeiçoar essas práticas. No caso das escolas, quem vai se deparar com essas falhas, muitas vezes, são as próprias famílias, o que pode prejudicar a imagem da instituição e, até mesmo, causar evasão.
Contar com a colaboração de todos os funcionários também é algo benéfico para implantar a melhoria contínua dos processos da escola, uma vez que eles podem fornecer um olhar diferente sobre certas situações. Com as sugestões fornecidas por eles, a gestão escolar pode adotar novas práticas e rever processos que não funcionam.
Benefícios da melhoria contínua
Trabalhar para melhorar os processos da escola vai resultar em uma vantagem competitiva perante ao mercado. O primeiro passo é encarar a melhoria contínua como uma missão e não apenas como um projeto que terá começo, meio e fim. Como o nome já sugere, o processo exige continuidade!
É importante que os processos de melhoria contínua façam parte da cultura organizacional da escola, assim todos os funcionários podem colaborar para melhorar as práticas da instituição.
A melhoria contínua traz diversos benefícios quando colocada em prática, confira quatro deles:
Gestão de tempo
Ao melhorar processos, a escola otimiza tempo. Ao adotar um aplicativo para a comunicação escolar no lugar da agenda física, os professores deixarão de ter que escrever um recado, imprimir e colar na agenda de todos os alunos. No dia seguinte, o professor terá que checar as agendas e se houve alguma devolutiva das famílias e, caso necessário, discutir com outros funcionários sobre a situação que aparecer.
Ao digitalizar esse processo, a comunicação com as famílias passa a ficar simplificada, fazendo com que esse professor ganhe tempo ao enviar a mensagem para todas as famílias por meio do celular e, com isso, passa a ter espaço para desempenhar outras funções.
Economia de recursos
Ainda usando o exemplo do aplicativo de comunicação escolar, substituir papel por uma mensagem eletrônica significa reduzir o uso de folhas, cola e tinta de impressora, por exemplo. Sendo assim, adotar o processo de melhoria contínua em outras práticas também pode resultar em economia de recursos e desperdício de materiais.
Flexibilidade
Quando a melhoria contínua passa a fazer parte da cultura organizacional, os funcionários passam a estar preparados para lidar com situações de forma mais flexível, uma vez que entendem que práticas que não funcionam com excelência podem ser readaptadas. Ter uma política rígida, que não percebe os problemas, faz com que a escola perca competitividade diante de instituições que entendem os benefícios de adotar processos adaptáveis.
Reduz erros
No começo, revisar processos pode gerar pânico e dar a sensação de que estamos mexendo em um "vespeiro". Afinal, olhar com atenção para as práticas escolares pode fazer com que perceba que é necessário adotar muitas mudanças! No entanto, passada a fase de susto, encarar o processo de melhoria contínua fará com que a instituição saiba de antemão seus acertos e erros, olhando para os problemas antes mesmo que os clientes possam percebê-los. Assim, a escola reduz os erros pois consegue readaptar as práticas de forma ágil.
Além de todos os benefícios dentro da escola, adotar o processo de melhoria contínua vai resultar na satisfação das famílias, já que elas lidarão pouco (ou quase nada) com práticas que não trazem resultados.
Ouvindo e melhorando
Para implementar o processo de melhoria contínua, é preciso entender o que você faz certo e onde pode melhorar! Para isso, nada mais simples do que ouvir seus clientes, ou seja, a família e os alunos.
Para isso, é preciso que sua comunicação escolar esteja afinada e que haja um canal fácil para aplicar um breve questionário com os pais. Com o ClassApp, por exemplo, a escola consegue usar a funcionalidade Enquetes para realizar uma pesquisa com as famílias.
Escolhida a ferramenta, o próximo passo é entender qual processo avaliar. Para que a melhoria contínua funcione, é necessário ter foco. Escolha uma prática para ser avaliada e, em seguida, desenhe o plano de ação.
Para saber se você está melhorando ou não, é interessante que tenha dados para fazer uma comparação. Levante as informações que possui no momento, rode o diagnóstico e faça as melhorias. Em seguida, compare os dados e veja se obteve resultados satisfatórios. Afinal, de nada adianta adotar novos processos e as famílias não aprovarem as práticas.
Se as melhorias adotadas tiverem passado no crivo dos clientes, padronize. Explique as mudanças para os funcionários e os treine para colocar em prática a nova forma daquele processo em questão.
No ClassApp, o processo de melhoria contínua dos serviços oferecidos pela empresa garante o perfeito funcionamento da ferramenta. O teste de qualidade permite detectar 99% dos problemas antes deles serem detectados pelos usuários do aplicativo. Isso é possível graças ao trabalho de mais de 1.000 robôs que "trabalham" para testar as funcionalidades e identificar problemas de usabilidade.
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