Otimize o tempo na gestão escolar

Gestor, você se sente sem tempo?

Comunicação Escolar
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A falta de tempo é uma queixa comum de muitos gestores escolares. Mas será que o problema é a insuficiência de horas no dia ou a forma como é feito o uso delas? Segundo um estudo realizado pela AOG Consultoria Educacional, 70% do tempo do administrador escolar é gasto com tarefas operacionais e "apagando incêndios".

Infográfico escrito "Por isso, se você está se sentindo sem tempo é importante refletir sobre as tarefas que ocupam a sua agenda. Será que elas são realmente essenciais para a gestão escolar? Ou você está acumulando funções?"

Damaris Alfredo, especialista em gestão de pessoas, alerta:

"muitas vezes somos consumidos por uma avalanche de atividades que podem não ter correlação direta com o cargo que ocupamos, o que prejudica o nosso foco e toma o nosso tempo".

O que fazer para mudar isso? Compartilhamos cinco dicas que podem te inspirar para resolver essa situação. Esperamos que te ajude!

1. Planeje o seu dia 

Para Damaris Alfredo, o planejamento diário deve ser o ponto de partida dos gestores que estão se sentindo sem tempo.

"Escreva tudo o que precisa ser feito naquele dia, pois isso gera compromisso e faz com que de fato você realize a atividade," complementa. 

Além disso, a boa e velha lista pode trazer satisfação, já que todas as vezes que concluímos uma ação, nosso cérebro produz dopamina, hormônio da motivação e do engajamento. Por isso é tão prazeroso riscar as atividades da lista quando elas já foram realizadas e esse é outro benefício do planejamento diário apontado pela especialista.

A educadora Aline Basso, profissional certificada em disciplina positiva e consultora em encorajamento, também acredita que organizar as atividades em um cronograma é importante para o aproveitamento do tempo. Porém, ela reforça que não adianta ter todas as tarefas tabuladas se o gestor não souber reconhecer os talentos da sua equipe e delegar as tarefas.

2. Delegue tarefas ao time

Muitas vezes pensamos que o reconhecimento está relacionado apenas a elogios. Porém, a confiança e a autonomia também são uma forma de reconhecer os talentos do time. Ao delegar tarefas, por exemplo, o gestor demonstra o quanto ele acredita no potencial das pessoas - além de otimizar o seu próprio tempo.

Arte escrito "por que delegar pode ser tão desafiador?"

Achar que apenas você é capaz de executar uma determinada tarefa é o que te impede de delegar, afirma Damaris.

"O gestor que encontra-se sem tempo muitas vezes precisa mudar o seu modelo mental para um modelo de liderança que utiliza a delegação como uma ferramenta para o desenvolvimento das pessoas," explica a especialista.

Aline Basso reforça que todo ser humano nasce com vontade de colaborar, de contribuir e todos nós queremos ter autonomia. "A gente observa as crianças pequenas, com apenas dois anos de idade, já querendo autonomia para comer e escolher o brinquedo com o qual elas vão brincar", exemplifica ela.

Arte escrito "Por isso, quando o ambiente de trabalho não incentiva a participação de todos, algumas pessoas naturalmente ficam sobrecarregadas."

Nas escolas é muito comum ver a coordenação e a direção absorvendo funções que poderiam ser realizadas pelos próprios professores, como a verificação da agenda escolar e o atendimento aos pais. 

Será que esse tempo não seria melhor aproveitado se os discentes tivessem autonomia na comunicação com as famílias?

3. Capacite e se comunique com a equipe

Ao delegar funções à equipe, talvez uma estratégia para realmente confiar que ela irá realizar as tarefas seja a capacitação. Mostre o que deve ser feito e como aquela tarefa precisa ser executada. Assim, você garante que toda equipe estará na mesma página!

Outra dica é adotar uma comunicação clara com os colaboradores. Se eles não estão desempenhando a função como você espera, dê um feedback para os funcionários. Alinhe as expectativas e se comunique com sua equipe.

4. Cuide da saúde mental dos colaboradores, inclusive a sua

Se antes a saúde mental já era um assunto que demandava atenção, com a pandemia virou algo de extrema importância.

Arte mostrando um relógio amarelo, um alvo e um gestor meditando.

Ao cuidar do seu emocional, você consegue lidar com mais clareza das tarefas do seu dia a dia, estabelecendo uma rotina saudável e com balanço entre trabalho e lazer.

É importante levar esse assunto para todos os colaboradores, pois eles irão lidar diretamente com os alunos e precisam estar com o emocional em dia para conseguir que eles desenvolvam as competências de cuidar da saúde mental também.

5. Faça da tecnologia a sua aliada

Um aplicativo especializado pode contribuir para descentralizar a comunicação e tirar toda responsabilidade da gestão.

Ao permitir que os professores tenham uma maior autonomia na comunicação com as famílias, você facilita as trocas e ainda conta com um meio seguro para isso. O ClassApp é um aplicativo de comunicação escolar que ajuda essa comunicação a acontecer de forma prática e segura.

Bruno Gottlieb, diretor administrativo da escola Eliezer Max do Rio de Janeiro, conta que com a adoção do ClassApp, a comunicação se tornou muito mais rápida e efetiva.

"Todos, na escola, já são grandes usuários do ClassApp e, por meio dele, nós conseguimos muita agilidade e conforto na comunicação com as famílias'', complementa. 

A comunicação é uma das atividades que podem ser delegadas na sua escola. Você pode fazer isso com segurança por meio do ClassApp. Clique aqui para conversar com nossos consultores.

Com essas dicas esperamos ter ajudado você a otimizar seu tempo na gestão escolar. Afinal, ele é um recurso muito precioso e deve ser usado sabiamente.

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