Gestor, você se sente sem tempo?

A falta de tempo é uma queixa comum de muitos gestores escolares. Mas será que o problema é a insuficiência de horas no dia ou a forma como é feito o uso delas? Segundo um estudo realizado pela AOG Consultoria Educacional, 70% do tempo do administrador escolar é gasto com tarefas operacionais e "apagando incêndios".

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Damaris Alfredo, especialista em gestão de pessoas, alerta:

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"muitas vezes somos consumidos por uma avalanche de atividades que podem não ter correlação direta com o cargo que ocupamos, o que prejudica o nosso foco e toma o nosso tempo".

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O que fazer para mudar isso? Compartilhamos cinco dicas que podem te inspirar para resolver essa situação. Esperamos que te ajude!

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1. Planeje o seu dia 

Para Damaris Alfredo, o planejamento diário deve ser o ponto de partida dos gestores que estão se sentindo sem tempo.
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"Escreva tudo o que precisa ser feito naquele dia, pois isso gera compromisso e faz com que de fato você realize a atividade," complementa. 

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Além disso, a boa e velha lista pode trazer satisfação, já que todas as vezes que concluímos uma ação, nosso cérebro produz dopamina, hormônio da motivação e do engajamento. Por isso é tão prazeroso riscar as atividades da lista quando elas já foram realizadas e esse é outro benefício do planejamento diário apontado pela especialista.

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A educadora Aline Basso, profissional certificada em disciplina positiva e consultora em encorajamento, também acredita que organizar as atividades em um cronograma é importante para o aproveitamento do tempo. Porém, ela reforça que não adianta ter todas as tarefas tabuladas se o gestor não souber reconhecer os talentos da sua equipe e delegar as tarefas.

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2. Delegue tarefas ao time

Muitas vezes pensamos que o reconhecimento está relacionado apenas a elogios. Porém, a confiança e a autonomia também são uma forma de reconhecer os talentos do time. Ao delegar tarefas, por exemplo, o gestor demonstra o quanto ele acredita no potencial das pessoas - além de otimizar o seu próprio tempo.

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Achar que apenas você é capaz de executar uma determinada tarefa é o que te impede de delegar, afirma Damaris.

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"O gestor que encontra-se sem tempo muitas vezes precisa mudar o seu modelo mental para um modelo de liderança que utiliza a delegação como uma ferramenta para o desenvolvimento das pessoas," explica a especialista.

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Aline Basso reforça que todo ser humano nasce com vontade de colaborar, de contribuir e todos nós queremos ter autonomia. "A gente observa as crianças pequenas, com apenas dois anos de idade, já querendo autonomia para comer e escolher o brinquedo com o qual elas vão brincar", exemplifica ela.

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Nas escolas é muito comum ver a coordenação e a direção absorvendo funções que poderiam ser realizadas pelos próprios professores, como a verificação da agenda escolar e o atendimento aos pais. 

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Será que esse tempo não seria melhor aproveitado se os discentes tivessem autonomia na comunicação com as famílias?

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3. Capacite e se comunique com a equipe

Ao delegar funções à equipe, talvez uma estratégia para realmente confiar que ela irá realizar as tarefas seja a capacitação. Mostre o que deve ser feito e como aquela tarefa precisa ser executada. Assim, você garante que toda equipe estará na mesma página!

Outra dica é adotar uma comunicação clara com os colaboradores. Se eles não estão desempenhando a função como você espera, dê um feedback para os funcionários. Alinhe as expectativas e se comunique com sua equipe.

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4. Cuide da saúde mental dos colaboradores, inclusive a sua

Se antes a saúde mental já era um assunto que demandava atenção, com a pandemia virou algo de extrema importância.

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Ao cuidar do seu emocional, você consegue lidar com mais clareza das tarefas do seu dia a dia, estabelecendo uma rotina saudável e com balanço entre trabalho e lazer.

É importante levar esse assunto para todos os colaboradores, pois eles irão lidar diretamente com os alunos e precisam estar com o emocional em dia para conseguir que eles desenvolvam as competências de cuidar da saúde mental também.

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5. Faça da tecnologia a sua aliada

Um aplicativo especializado pode contribuir para descentralizar a comunicação e tirar toda responsabilidade da gestão.

Ao permitir que os professores tenham uma maior autonomia na comunicação com as famílias, você facilita as trocas e ainda conta com um meio seguro para isso. O ClassApp é um aplicativo de comunicação escolar que ajuda essa comunicação a acontecer de forma prática e segura.

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Bruno Gottlieb, diretor administrativo da escola Eliezer Max do Rio de Janeiro, conta que com a adoção do ClassApp, a comunicação se tornou muito mais rápida e efetiva.

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"Todos, na escola, já são grandes usuários do ClassApp e, por meio dele, nós conseguimos muita agilidade e conforto na comunicação com as famílias'', complementa. 

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A comunicação é uma das atividades que podem ser delegadas na sua escola. Você pode fazer isso com segurança por meio do ClassApp. Clique aqui para conversar com nossos consultores.

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Com essas dicas esperamos ter ajudado você a otimizar seu tempo na gestão escolar. Afinal, ele é um recurso muito precioso e deve ser usado sabiamente.