Como o ClassApp facilitou rotinas e trouxe mais transparência para minha escola?

A transparência sempre pautou a administração da diretora Maria Cleonice Machado frente ao Colégio São José, de Santos (SP). Então, quando ela decidiu, em agosto de 2016, que a comunicação oficial da escola seria feita através do ClassApp, a partir daquele momento, o bilhetinho grampeado na agenda foi definitivamente abolido. E de uma só vez.

Essa decisão, que ela mesma define como "meio radical", tinha tudo para enfrentar resistência, mas foi rapidamente absorvida pela comunidade escolar, composta por cerca de 500 famílias. Fácil não foi, mas ela não economizou argumentos e se colocou disposta ao bom e velho diálogo para convencer pais e funcionários de que aquele era o melhor caminho.

"O que vale é essa verdade, essa transparência: 'olha, a regra do jogo é essa agora'. Em determinadas situações você precisa se impor como escola. Não dá pra ficar administrando preferências individuais. Aqui é o coletivo e você nunca vai agradar a todos", defende Cleonice.

E foi com muita abertura e determinação que ela conduziu as mudanças e trouxe a maioria para seu lado: todos os comunicados que envolvem a escola são enviados pelo ClassApp.

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Otimizando rotinas

O tempo que a equipe gastava com os processos que envolviam a comunicação via bilhete - e que poderia ser melhor empregado em atividades mais construtivas - foi um dos motivos que a administração do colégio alegou para demonstrar o quanto a adoção do aplicativo seria positiva.

O exemplo ficou muito claro quando ilustrei a seguinte situação corriqueira: quando era necessário fazer um comunicado qualquer, um coordenador tinha de escrever o bilhete, outra pessoa teria de revisar, outra xerocar, depois recortar quando eram vários numa mesma folha, então outro funcionário tinha de levar à sala de aula para a professora, por fim, grampear na agenda. Quantos passos eram necessários e passariam a ser pulados?", observou.

Aliás, o argumento do melhor uso do tempo que convenceu os funcionários, também foi usado para apresentar as vantagens do ClassApp aos pais, mas sob um diferente ponto de vista: "O tempo que o professor vai perder grampeando bilhetinho na agenda, ele vai passar dando aula, vai estar com os alunos", disse a diretora.

E além da otimização do tempo, a economia de recursos naturais também foi enfatizada pela administração à comunidade do São José ao implantar o ClassApp, tendo em vista que a sustentabilidade é um dos seus principais pilares.

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Mediando ansiedades

E quem pensou que a ferramenta fosse ser útil apenas para comunicados oficiais, não imagina o quanto ela tem sido válida para mediar a ansiedade dos pais em ocorrências não programadas como, por exemplo, quando o filho precisa passar por um atendimento na enfermaria. Quem é pai ou mãe já passou pela experiência de sentir o coração gelar ao ver na tela do celular uma ligação da escola, principalmente quando se tem filho pequeno, certo? Como a expectativa das famílias "é sempre pelo pior", fica complicado para a instituição de ensino conseguir lidar com esse tipo de demanda.

Assim, no Colégio São José, quando uma criança cai, esbarra, rala o joelho, ganha um “galo” ou tem febre, o "Canal da Enfermaria" não apenas comunica os pais do ocorrido, informando sobre o procedimento que adotou ou pedindo orientações sobre como proceder, como pode, em tempo real, mandar uma foto do filho para que eles tenham a certeza de que o aluno está bem. "Às vezes a enfermeira ligava e não conseguia encontrar os pais. Hoje, como todo mundo fica ligado no celular, ela manda a mensagem no ClassApp e a resposta é praticamente instantânea. Se a mãe ou o pai pedem a foto, a enfermeira tira e manda na hora", exemplifica Cleonice.

Estreitando relações

Muito embora o ClassApp seja o responsável hoje pela centralização da comunicação no São José, a escola não sentiu que a adoção do app tenha distanciado as famílias da escola. Muito pelo contrário, conforme narra a diretora.

Isso não foi uma mudança de postura, só facilitou os acessos. Não diminuiu a vinda do pai à escola, mas sim, diminuiu as vezes que ele tinha de vir pra resolver coisas que ele pode resolver pelo aplicativo e que não precisa ligar".

Todos os departamentos do colégio possuem canais de comunicação habilitados para o diálogo com os pais. Quanto aos docentes, a comunicação é feita de forma direta com os professores que trabalham com turmas pequenas. Como a comunicação de questões referentes à sala de aula é frequente, a escola optou por criar o "Canal de Ocorrências", onde uma funcionária faz os encaminhamentos e responde às relativas demandas.

E à medida que os pais vão se familiarizando com a plataforma, o Colégio São José vai ampliando as funcionalidades do ClassApp. Além dos comunicados e enquetes, autorizações já são feitas via aplicativo e este ano, após quase dois anos de uso, as rematrículas também serão feitas por meio do canal. "Tudo o que puder ser feito virtualmente, vamos fazer. Tudo é feito por aplicativo hoje, por que escola tem de ficar para trás? Temos de seguir essas tendências", enfatiza Cleonice.  

E além da comunicação com as famílias, o ClassApp oficializou, também, a comunicação interna. Qualquer contato entre funcionários, feito antes por e-mail, hoje é feito via aplicativo, também como forma de documentar os registros.

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Tecnológica e conectada

O ClassApp chegou ao Colégio São José alinhado ao propósito da escola em usar a tecnologia para facilitar o dia a dia. "Se hoje temos ferramentas tecnológicas à disposição da educação, temos de usá-las a nosso favor", defende Cleonice.

O uso do celular nas dependências do colégio é permitido e o wi-fi é livre. Mas claro, existem regras de uso, pautadas por condutas de respeito e boa convivência, para que o aparelho seja um aliado do ensino para toda comunidade. "A internet é uma realidade e precisamos aprender a conviver com isso. Não adianta falar 'não vou ter wi-fi na minha escola', isso é um retrocesso muito grande", argumenta.

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Democratização da gestão

Dar voz aos pais, aumentar os canais de atendimento, reduzir o tempo de tomada de decisão frente a um conflito e diminuir o ruído causado pelos grupos de pais no WhatsApp foram os reflexos positivos para a escola com a centralização da comunicação via ClassApp. A escola mantém perfil ativo nas redes sociais, mas limita a eles a divulgação de seus eventos e registro de atividades pedagógicas de rotina.

"Os pais sabem que a comunicação oficial é via ClassApp e já têm essa segurança de que se for importante, vai chegar a eles através do aplicativo", afirma Cleonice, que dá como exemplo de uso a greve dos caminhoneiros. Desencadeada no final de maio de 2018, a paralisação atingiu o país trazendo um clima de insegurança. E, naturalmente, os pais queriam saber sobre como ficaria o calendário escolar frente aquele contexto. Com a confirmação da continuidade das aulas feita pessoalmente pela diretora, as respostas foram imediatas e a comunidade toda foi informada em poucos cliques. "Era uma exceção, um momento diferente. Em três minutos resolvi o problema e diminui a angústia dos pais. Pensei: 'Santo ClassApp, que maravilha!", brinca.

Cleonice entende que, quando a escola se comunica bem, ela diminui  a ansiedade dos pais e assim, as conversas paralelas via "grupos de mães", vão perdendo o sentido. "Tem o lado positivo de as mães estarem unidas nesses grupos de WhatsApp. Uma ajuda a outra, uma apoia a outra, nada contra, é uma coisa natural, todos se comunicam. Os grupo de mães continuam existindo, mas eu nem sei o que acontece neles e não cabe a mim fazer julgamento do que é dito ali, porque não é oficial", ressalta.

E quando surge alguma dúvida mais complexa, as famílias já estão bem orientadas a entrarem em contato imediato e direto com a direção ou com a coordenação pedagógica. "Eu leio, respondo a todos e encaminho a questão para outro canal quando não é comigo. Isso diminui o tempo de tomada de decisão porque você fica sabendo do problema logo que acontece. Facilitar essa comunicação é importante", avalia.

Para a diretora, ouvir a opinião do cliente é uma medida fundamental para mantê-los fiéis e satisfeitos com o serviço prestado e ajuda, inclusive, a aumentar a credibilidade da instituição. "Já revi, em várias situações, minhas decisões de acordo com as reações que recebi dos pais pelo app, quando isso era anseio de uma maioria. Como gestor você precisa ter humildade para reconhecer isso", defende Cleonice. E, graças ao ClassApp, a troca de mensagens com cada família é feita sempre de forma privada e segura, preservando assim, a seriedade necessária à comunicação no âmbito escolar. "Senão vira grupo de WhatsApp, né?", brinca.

E na sua escola, como está a comunicação com os pais pelo ClassApp? Queremos conhecer conhecer outras iniciativas de sucesso!

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