Boas práticas para implantar uma agenda escolar digital
Com os avanços tecnológicos chegando cada vez mais rápido às escolas, a necessidade de migrar da agenda de papel para uma comunicação digital é latente em praticamente todas as instituições de ensino. Além de garantir que comunicados sejam entregues, a agenda escolar digital garante mais segurança e proteção de dados para responsáveis, alunos e colaboradores das escolas.
Mas como é o processo de implantação dos aplicativos de comunicação escolar? Podemos garantir que o processo com a ClassApp é fácil, prático e muito rápido! Quer entender melhor? Então continue a leitura!
1 - Alinhamento de expectativas
Quando vamos realizar a ativação do ClassApp em uma nova instituição, nós temos consciência de que paralelo a ela, as demais atividades da escola acontecem. Por isso, é importante alinhar as expectativas com as possibilidades. É natural que a escola queira ativar e começar a usar o quanto antes, porém é preciso estabelecer um cronograma que pode ser cumprido para que os envolvidos não se sintam sobrecarregados e desanimem durante o processo.
Outro ponto positivo do alinhamento é a descoberta de qual o ganho que cada um espera obter com a agenda digital. O reconhecimento de que ela pode entregar esse benefício faz com as pessoas se engajem ainda mais com a ativação tornando-a mais ágil.
1 - Compartilhamento de conhecimento
As pessoas não costumam ver valor naquilo que elas não entendem. Por isso, é muito importante que a direção compartilhe os treinamentos e incentive todos a realizarem. Ao contrário do que muitos imaginam, eles não são entediantes e muito menos longos. Os treinamentos do ClassApp, por exemplo, estão divididos em vídeos de no máximo 10 minutos.
2 - Agregar valor para as famílias
Como vimos, é essencial que todos os colaboradores percebam o valor da ferramenta que a escola escolheu para substituir a tradicional agenda de papel. O mesmo acontece com os pais e responsáveis. Eles precisam sentir e reconhecer os ganhos dessa mudança. Se isso não acontecer, a impressão será a de que essa é apenas mais mais uma ferramenta que eles não vão saber para o que usar.
Por isso, a etapa de divulgação é muito importante. É nesse período que a escola vai falar com cada uma das famílias, mostrando os benefícios da agenda digital. Nesse momento é importante o apoio do time de ativação, do aplicativo de agenda escolhido.
Aqui na ClassApp, nossos consultores auxiliam a escola a identificar quais são os pontos de maior valor para as famílias e também na criação da estratégia de divulgação. Por isso, as ativações tem resultados positivos e em média após 30 dias da inauguração, momento em que o convite é enviado para as famílias baixarem e acessarem o ClassApp, as escolas já estão com mais de 90% de adesão dos pais e responsáveis no aplicativo.
Para Monica Capuzzo Padroni, diretora e mantenedora da escola Projeto Vida, tentou migrar da agenda de papel para o e-mail, mas o processo não deu certo.
“Eu considero que a comunicação é um dos problemas mais sérios de uma escola, e sentíamos antes do ClassApp muito essa dificuldade quando migramos do papel para o e-mail, tínhamos pouca certeza em relação às leituras nos e-mails”, conta. “Em termos de comunicação é muito eficaz termos algo mais profissional, como o ClassApp”, finaliza a gestora.
3 - Conte com um time de suporte parceiro
Nosso suporte é parceiro da escola e por isso você não precisa se preocupar em aprender a usar todas as funcionalidades apenas para tirar as dúvidas dos professores. Nós auxiliamos as escolas no suporte com responsáveis e colaboradores, tirando dúvidas e mostrando o melhor caminho para utilizar o aplicativo.
Além disso, nosso tempo de resposta nos canais de atendimento é de menos de 30 segundos! Isso mesmo, além de receber um tratamento superespecial, você ou seus clientes não vão ficar horas esperando por uma simples resposta no chat - e nós sempre achamos a solução para nossos parceiros! (Confira aqui neste post como ajudamos a Escola Florescer com um problemão!)
Para Viviane Sanz, diretora do Colégio Xuê em São Paulo/SP, foi nossa agilidade e o cuidado de nosso time de suporte fez toda a diferença. “A partir do momento que eu comecei a ler os tutoriais do ClassApp, a entender tudo muito claro, com vídeos, com dicas e, a hora que eu preciso falar com qualquer pessoa, todo mundo me atende com maior carinho do mundo e todo mundo resolve os meus problemas”, conta a diretora.
4 - Garanta segurança de dados
Em meio a tantas mudanças, as instituições de ensino devem estar atentas também às adequações a Lei Geral de Proteção de Dados, (LGDP n. 13.709), que teve sua entrada em vigor alterada pela Medida Provisória número 959, de agosto de 2020 para 3 de maio de 2021. A partir dela se faz ainda mais necessária a proteção dos dados e informações que são coletadas e trocadas entre família e escola.
Práticas como compartilhar informações individuais dos alunos em grupos ou ainda não ter controle sobre esses dados, que é o que acontece com mensagens trocadas por WhatsApp, por exemplo, podem culminar no descumprimento da Lei.
Por isso, um canal seguro como o ClassApp é essencial. Por meio dele, todas as mensagens trocadas ficam armazenadas por 5 anos - nos planos standard e premium, mesmo aquelas que são excluídas pelas famílias e colaboradores, e podem ser acessadas pelo administrador a qualquer momento. Além disso, o número pessoal de todos os usuários permanece em sigilo, garantindo assim uma maior privacidade dos dados, ponto muito relevante para a LGPD.
Viu como o ClassApp é simples de ativar, simples de usar e conta com um time preparado e dedicado ao suporte? Tudo isso para que todos consigam aproveitar os benefícios do aplicativo com funcionalidades que fazem toda a diferença para engajar e encantar os pais e professores com a comunicação. Não é por acaso que somos o aplicativo de comunicação escolar melhor avaliado do Brasil.
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