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Saiba como escolher um sistema de gestão escolar
Gerenciar uma escola com maestria é um dos fatores determinantes para o sucesso das instituições de ensino. Nesse sentido, o gestor escolar deve aperfeiçoar os processos internos e a comunicação, a fim de alcançar sempre os melhores resultados em todos os setores da escola.
Por isso, contar com um sistema de gestão escolar robusto pode ser uma boa saída para a sua instituição de ensino.
“Um bom sistema escolar sempre foi uma ferramenta importante, pois permite ao gestor uma visão mais ampla e profunda da escola", resume a especialista na relação família-escola Roberta Bento, uma das fundadoras do SOS Educação.
Sendo assim, o sistema pode facilitar a tomada de decisões do dia a dia da escola, além disso, economiza tempo das equipes administrativas e pedagógicas.
"É comum, por exemplo, a equipe de gestão saber o nome e sobrenome de cada aluno, a série em que estão matriculados e até nome dos responsáveis sem que precisem consultar esses dados no sistema. Contudo, essas informações isoladas e distribuídas entre os funcionários em nada ajudam nas decisões que a escola precisa tomar. E também não facilitam a comunicação com as famílias”, ressalta Roberta.
Você quer entender as vantagens de ter um sistema de gestão escolar e quais benefícios ele traz para a escola? Confira abaixo todas as informações!
O que é um sistema de gestão escolar?
O sistema de gestão escolar trata-se de um software que abriga as principais informações da sua instituição de ensino, abrangendo a gestão pedagógica, dados dos pais e alunos, pagamento recorrente, matrículas, notas e boletins, ocorrências, informações administrativas e gestão financeira.
Com ele, a escola consegue integrar as informações dos setores para uma gestão mais eficiente, baseada em dados, oferecendo mais agilidade, confiabilidade e dinamismo aos processos.
Ao utilizar um sistema de gestão educacional, a escola também tem mais certeza de que está atendendo à legislação de Proteção de Dados. Já vigente no Brasil, a LGPD dispõe sobre o tratamento de dados privados no Brasil. Clique aqui para verificar o que é a legislação e sua relação com as escolas.
As vantagens de ter um software de gestão escolar
Um sistema de gestão escolar pode auxiliar e otimizar o trabalho de toda a equipe da instituição, não apenas o do diretor. Com isso, toda a equipe ganha tempo para focar naquilo que realmente importa no dia a dia.
Além disso, separamos algumas outras vantagens que os sistemas de gestão podem trazer:
- ✅ Controle das operações financeiras;
- ✅ Diminuição da inadimplência;
- ✅ Aumentar a captação de novos alunos;
- ✅ Diminuir a evasão escolar;
- ✅ Controle e registro de contas a pagar e contas a receber;
- ✅ Relatórios completos em tempo real;
- ✅ Acompanhar todo o fluxo de caixa e a saúde financeira;
- ✅ Integração com instituição bancária e outros sistemas;
- ✅ Emitir notas fiscais com rapidez;
- ✅ Controle de compromissos acadêmicos por parte dos alunos.
De acordo com Roberta Bento, um bom sistema de gestão escolar libera o tempo e a energia do gestor para que ele possa focar nas pessoas, e que a equipe possa atuar dentro de sala de aula.
A sugestão da especialista da SOS Educação é ouvir a empresa que está oferecendo o software gestão escolar, observando atentamente o quanto os representantes conhecem sobre os desafios que uma escola enfrenta no dia a dia.
Além de pesquisar bastante a reputação do fornecedor no mercado, você também pode contar com a indicação de outros gestores escolares e pedir a opinião deles sobre os sistemas que utilizam nas próprias escolas.
Sistema de gestão X aplicativo de comunicação escolar
Um sistema de gestão escolar facilita, e muito, a rotina das equipes administrativas da escola e permite acesso fácil dos pais e responsáveis às informações dos alunos. Mas, algumas funcionalidades não se desenvolvem por não serem o objetivo principal do sistema e, sem atualizações, acabam não acompanhando as necessidades da escola.
Um exemplo são os sistemas de gestão financeira e pedagógica que incluem a comunicação em seu escopo, por meio dos portais escolares, que comumente caem em desuso e não geram engajamento das famílias.
“A comunicação com as famílias é um dos maiores desafios diários que uma escola enfrenta. Considerando o quanto a relação entre a escola e a família impacta o processo de aprendizagem de cada aluno, um sistema de comunicação especializado pode ajudar a melhorar a gestão”, afirma Roberta Bento, da SOS Educação.
É possível ter tudo em um único app?
Conforme as escolas crescem em complexidade, é natural que elas precisem de ferramentas que as auxiliem nos processos do dia a dia e as ajude a manter as gestões do conhecimento e da operação práticas e ágeis.
Porém, o fato é que, quando se trata do relacionamento escola-família é fundamental se lembrar que ele ultrapassa as barreiras de um simples portal ou aplicativo: é necessário construir pontes sólidas de interação com as famílias, fomentando uma maior participação nos processos educativos e no desenvolvimento dos alunos.
Assim, entendemos que, quando a instituição investe neste relacionamento estruturado e próximo, as famílias passam a priorizar os temas relacionados à escola - sejam eles financeiros ou pedagógicos.
Ou seja, querer que o boleto da mensalidade seja pago na data correta se tornará muito mais orgânico quando o pai tem a percepção real sobre o valor do trabalho que a escola tem feito para o seu filho. Mas, para isso acontecer, é necessário uma solução especializada em comunicação e relacionamento - não um simples portal, aplicativo ou a ferramenta de troca de mensagens do sistema de gestão escolar.
Por isso, quando falamos de solução para o relacionamento escola-família, vamos além de aplicativos ou ferramentas. Estamos falando, sobretudo, sobre expertise em estratégia de comunicação e de relacionamento da escola com as famílias - especialização essa que o ClassApp desenvolve desde 2014, quando traduziu a necessidade de dois pais em um produto pensado para estreitar o relacionamento entre a comunidade escolar.
Outro diferencial é o potencial humano dos times da ClassApp, com pessoas reais prontas para ajudar as escolas a aplicarem as melhores estratégias para engajar e aproximar pais e alunos.
Por que integrar o sistema de gestão escolar a um app de agenda escolar digital?
Ao mesmo tempo que o ClassApp entende a importância de haver soluções especializadas para cada necessidade da escola, sabemos da necessidade da gestão em garantir eficiência aos processos escolares.
Aplicativo especializado em comunicação escolar melhor avaliado do mercado, o ClassApp pode contribuir com os principais desafios das instituições de ensino ao permitir a integração de sistemas e centralização das informações dos alunos em um único app - facilitando o acesso das famílias aos dados dos filhos.
A escola Viverde, localizada em Bragança Paulista (SP), utiliza o ClassApp integrado ao sistema de gestão escolar Activesoft e aponta o benefício da centralização das informações em um só lugar.
"O sistema integrado facilita a comunicação entre a escola e os responsáveis e diminui o tempo e demanda de trabalho, pois todo o processo é realizado em um lugar só. Tanto em questões pedagógicas como financeiras", avalia o mantenedor da escola, Sergio Leite.
O ClassApp possui um time especializado e dedicado para integração com outros sistemas, oferecendo às escolas a possibilidade dos sistemas dialogarem entre si de forma automatizada.
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