Como melhorar a comunicação escolar: evitando problemas no WhatsApp
Nos últimos 15 anos, a tecnologia transformou a comunicação, com a internet se consolidando e os celulares se tornando comuns no Brasil.
Em 2016, havia 244 milhões de celulares no país, sendo 75% smartphones. Esses avanços impactaram diretamente as instituições de ensino.
Hoje, a comunicação escolar, que antes se limitava a métodos analógicos, é dominada por ferramentas como o WhatsApp.
No entanto, o uso desses canais sem ferramentas especializadas pode gerar riscos, como boatos e discussões, resultando até em prejuízos financeiros, como o caso de uma escola em Minas Gerais, condenada a pagar R$ 10 mil por erro de comunicação via WhatsApp.
Quer saber como evitar os riscos da comunicação digital e melhorar o relacionamento com as famílias na sua escola? Continue lendo e descubra soluções eficazes para otimizar a comunicação e garantir a segurança das informações.
Responsabilidade da escola em grupos do WhatsApp
Muitos grupos de pais no WhatsApp são criados de forma não oficial e podem gerar polêmicas envolvendo pais e até funcionários.
E nesses grupos não são oficiais, será que a escola têm responsabilidade com as discussões que acontecem dentro dele? Como lidar e quais os caminhos precisam ser seguidos com os grupos de pais no WhatsApp?
Autoridade da escola em xeque
A gestão dos grupos de WhatsApp é desafiadora, pois mesmo com regras, os temas podem variar, desde assuntos triviais até questões sérias como bullying.
Um exemplo disso ocorreu no Colégio Canello Marques, onde discussões sobre a festa de formatura quase levaram a um boicote, mostrando como esses grupos podem afetar as decisões da escola.
Voz negativa prevalece no WhatsApp
A voz negativa frequentemente predomina, criando um ambiente de insatisfação. Em um exemplo, uma mãe se queixou por sua filha não ter sido fotografada na entrega de um presente para a professora, gerando desconforto no grupo.
Funcionários em saia justa
Outro problema surge quando os funcionários participam dos grupos como pais. Isso pode levá-los a se manifestar em nome da escola, o que gera situações embaraçosas e compromete a privacidade, expondo seus números pessoais.
Além disso, há o risco de sobrecarga de trabalho, pois os pais esperam respostas durante o horário de lazer dos colaboradores.
Casos extremos: quando o WhatsApp vira caso de polícia
Em casos mais graves, como o de um estudante que compartilhou fotos íntimas no grupo de WhatsApp, a situação pode se tornar legal. Embora a escola não tenha presença oficial nos grupos, ela pode ser responsabilizada por não gerenciar adequadamente os incidentes.
Regras para grupos de WhatsApp na escola
Para evitar problemas, algumas escolas estão adotando regras claras para os grupos de WhatsApp. Veja algumas sugestões:
- Criar um grupo sem troca de mensagens
Uma opção para manter o grupo organizado é criar um grupo sem chat, onde somente o administrador pode enviar mensagens. Assim, o grupo serve apenas para avisos e comunicados, mas os pais podem contatar o administrador diretamente para sanar dúvidas. - Definir regras claras no grupo de WhatsApp
Caso o grupo seja aberto para mensagens, é importante estabelecer regras claras sobre horários, dias e tipos de mensagens permitidas. Pedir para evitar mensagens como "bom dia", links e assuntos externos é essencial para manter a organização. - Pedir sigilo de dados pessoais
Para evitar problemas com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a escola deve solicitar que os dados pessoais de pais e funcionários não sejam compartilhados indevidamente nos grupos. - Não misturar assuntos
Mantenha canais separados para diferentes tipos de comunicação, evitando misturar questões escolares com outros assuntos pessoais. - Acompanhar a taxa de leitura
Use recursos como o WhatsApp Business para monitorar o número de mensagens enviadas, entregues e lidas, garantindo que as informações cheguem de forma eficaz aos pais.
A automatização do WhatsApp nas escolas: será que funciona?
Algumas escolas estão considerando o uso de chatbots para automatizar a comunicação via WhatsApp. Embora essa solução ofereça agilidade, ela pode resultar em um atendimento impessoal, comprometendo a qualidade da interação.
A falta de personalização é um ponto importante, pois a comunicação escolar exige empatia e atenção individualizada.
Alternativa: ClassApp para comunicação escolar
Uma solução alternativa ao WhatsApp seria o ClassApp, uma plataforma desenvolvida especificamente para a comunicação entre escolas e famílias.
Diferente do WhatsApp, que não oferece recursos dedicados ao contexto educacional e está sujeito aos riscos de compartilhamento indevido de informações, o ClassApp foi pensado para garantir uma comunicação organizada, eficiente e, acima de tudo, segura.
1. Centralização eficaz da comunicação
O ClassApp centraliza todas as mensagens em um único aplicativo, sem a dispersão que os grupos de WhatsApp podem causar.
Isso permite que as escolas organizem a comunicação de forma prática e sem os riscos de informações mal interpretadas ou distorcidas, como ocorre frequentemente em grupos informais de pais.
Com funcionalidades específicas para o ambiente escolar, como envio de comunicados, notificações e alertas, o ClassApp proporciona uma experiência completa e sem a desordem típica dos grupos de WhatsApp.
2. Segurança e privacidade das informações
Uma das maiores preocupações ao usar plataformas como o WhatsApp é a segurança e a privacidade das informações, especialmente considerando as regulamentações da LGPD.
O ClassApp assegura que a comunicação escolar seja feita de maneira segura, com total respeito aos dados dos pais e alunos.
O aplicativo não compartilha números de telefone ou outros dados pessoais sem a devida autorização, o que diminui o risco de vazamentos ou usos indevidos, algo que frequentemente ocorre em aplicativos de mensagens comuns.
3. Envio seguro de fotos e vídeos
Ao contrário das redes sociais, onde as imagens e vídeos dos alunos podem ser expostos ao público, no ClassApp as imagens e vídeos das atividades escolares são enviados diretamente aos pais, sem risco de divulgação pública.
Isso garante maior controle sobre o conteúdo compartilhado, além de respeitar a privacidade das famílias, evitando a exposição indevida de imagens ou vídeos.
Esse controle é uma grande vantagem em relação ao WhatsApp, onde muitas vezes as imagens acabam sendo compartilhadas em grupos externos à comunidade escolar.
4. Comunicação direcionada e eficiente
No ClassApp, a escola pode organizar os canais de comunicação de forma que os pais saibam exatamente a quem devem se dirigir para resolver questões específicas.
Diferente do WhatsApp, onde as mensagens podem se perder ou ser misturadas com outros assuntos, no ClassApp é possível direcionar as dúvidas diretamente aos setores responsáveis, como coordenação pedagógica, financeiro, ou atendimento ao aluno.
Isso resulta em respostas mais rápidas e um atendimento mais eficiente. O aplicativo também permite que a escola acompanhe o tempo de resposta e a eficácia da comunicação, promovendo uma gestão mais organizada.
5. Relatórios e acompanhamento de interações
Uma funcionalidade exclusiva do ClassApp é a possibilidade de gerar relatórios detalhados sobre as interações entre a escola e as famílias.
A plataforma fornece dados sobre as mensagens enviadas, entregues e lidas, o que ajuda a gestão escolar a ter uma visão mais precisa da comunicação.
Isso não apenas garante que as informações estão sendo recebidas, mas também permite que a escola monitore o engajamento dos pais e identifique áreas de melhoria na comunicação.
6. Suporte a múltiplos canais de atendimento
O ClassApp também oferece múltiplos canais de atendimento, o que facilita a comunicação em diferentes contextos.
Os pais podem enviar mensagens diretamente para o setor desejado, seja para resolver questões pedagógicas, financeiras ou administrativas.
Com isso, a escola pode melhorar sua gestão interna, orientando os pais para o setor correto e evitando o acúmulo de solicitações em canais inadequados.
7. Automatização e integração com sistemas escolares
Embora o WhatsApp tenha recursos de automação através de chatbots, o ClassApp oferece uma solução mais personalizada e específica para o setor educacional.
A plataforma pode ser integrada aos sistemas da escola, como gestão financeira, matrícula, e outros processos administrativos.
Isso permite que informações sobre pagamentos, eventos e outras necessidades da escola sejam enviadas automaticamente, sem perder a personalização necessária para o contexto educacional.
Conclusão
Embora o uso de chatbots no WhatsApp ofereça uma solução prática para a comunicação, o ClassApp se destaca por ser uma plataforma criada especialmente para o ambiente escolar.
Ele promove uma interação personalizada, segura e eficiente entre escolas e famílias, com funcionalidades adaptadas às necessidades da educação.
Ao adotar o ClassApp, as escolas podem centralizar a comunicação, garantir a privacidade dos dados e melhorar a gestão do atendimento.
Em um cenário onde a comunicação digital é cada vez mais fundamental, o ClassApp oferece uma solução segura e eficaz para manter a transparência, o envolvimento e a confiança entre a escola e as famílias.
Se você deseja melhorar a comunicação na sua instituição de ensino, converse com um de nossos especialistas e descubra como o ClassApp pode transformar a experiência escolar.
