Qual a melhor forma de se comunicar com as famílias?

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Com a chegada da pandemia ao Brasil, muitos gestores escolares sentiram falta de uma comunicação ainda mais ágil e transparente. "O maior desafio que a gente teve durante o ano de 2020 foi a quantidade e a velocidade das informações que, muitas vezes, chegavam de maneira distorcida aos responsáveis, desgastando o relacionamento com as famílias'', conta Andreia Rocha, mantenedora e diretora da Amazing School, de São Paulo.

Sem previsão de quando as escolas vão poder reabrir e voltar a receber todos os alunos de forma presencial, a busca por um meio de comunicação que aproxima as famílias continua. Mas, como escolher a melhor opção? Quais as vantagens de ter um aplicativo especializado?

Para te ajudar a pensar e responder a essas perguntas, listamos três características que devem ser observadas:

Entrega da mensagem

Como podemos esperar uma resposta de alguém que sequer recebeu o comunicado? Ferramentas como o e-mail e o WhatsApp não oferecem a visualização e o controle da entrega das mensagens e, por isso, ao utilizá-los, não é possível saber para quem as informações foram realmente entregues.

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Américo Cardoso, professor, psicólogo escolar e coordenador pedagógico no Anglo Itapira, conta que o que motivou a escola a buscar um aplicativo de comunicação especializado, o ClassApp, foi perceber que o e-mail não permitia agilidade e o controle do trânsito das mensagens. "Os maiores ganhos com o uso do ClassApp foram a segurança da comunicação e a maior adesão dos pais," complementa.

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Funcionalidades e atualizações

Avaliar as funcionalidades do meio de comunicação escolhido e a periodicidade com a qual elas são atualizadas também é essencial.

Rita Ferreira Felippe, coordenadora pedagógica do Colégio Dr. Paulo Cezar Queiroz Faria, conta como uma das funcionalidades do aplicativo de comunicação adotado pelo colégio, o ClassApp, tem facilitado o trabalho da equipe: "A ferramenta Enquetes nos possibilitou montar uma pesquisa para saber o número de alunos que iria retornar para escola em sistema híbrido, com a possibilidade de exportar os resultados em uma planilha de Excel. Se a nossa comunicação ainda fosse via email, imagine como teria sido trabalhosa essa contagem".

Se as funcionalidades podem facilitar o trabalho, então por que não desenvolver um aplicativo próprio que atenda todas as especificidades da escola? O maior desafio nesse estilo de solução está nas atualizações, ou melhor na falta delas.

Desenvolver um aplicativo próprio vale a pena?

Aplicativos próprios costumam ser desenvolvidos por meio de um projeto, ou seja, tem começo e fim, sendo necessário realizar uma nova contratação sempre que houver a necessidade de criar uma nova funcionalidade ou atualizar alguma já existente.

Para se ter uma ideia de como as atualizações são fundamentais, apenas em 2020, no ClassApp, foram lançadas dez funcionalidades. Dentre elas está a melhoria de ferramentas já existentes e também a criação de novas, como a funcionalidade de Pagamentos que permite a realização de cobranças e recebimentos por meio do aplicativo.

Ativação e Suporte

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Uma das maiores preocupações dos gestores escolares na contratação de ferramentas tecnológicas é a ativação, ou seja, o processo de capacitar toda a equipe, responsáveis e alunos para a sua utilização. Por isso, quando se trata de comunicação, muitos acabam adotando o aplicativo mais popular, o WhatsApp, mesmo ele não sendo a melhor opção para o relacionamento escola-família.

Mas, será que a ativação de um aplicativo especializado é realmente tão complicada? Dependendo da ferramenta escolhida ela pode ser muito simples, na verdade.

A ativação do ClassApp é tão simples que a escola pode direcionar uma pessoa da equipe, que já tem outras funções, para ser a responsável por ela, não sendo necessário contratar alguém apenas para isso. A pessoa escolhida vai ser acompanhada por um consultor que vai apoiá-la durante o processo de implantação.

O tempo médio de ativação do ClassApp é de apenas duas semanas, porém esse período pode ser mais curto ou mais longo, dependendo da necessidade da escola.

Também é válido lembrar que, após a efetivação, o app vai ser utilizado diariamente pela equipe. E é natural surgirem dúvidas. Por isso, um bom suporte é importante para evitar dores de cabeça desnecessárias. No ClassApp, por exemplo, além de termos pessoas reais no atendimento, respondemos ao chamado no chat em apenas 1 minuto, dentro do horário de atendimento (segunda a quinta das 8h30 às 17h30 e sexta das 8h30 às 16h30).