Comunicados escolares: 5 estratégias práticas para engajar os pais
A comunicação efetiva entre a escola e as famílias é um dos pilares fundamentais para o sucesso educacional dos alunos.
No entanto, muitos gestores de escolas particulares enfrentam o desafio de garantir que os comunicados enviados sejam lidos e compreendidos pelos pais.
Embora os comunicados escolares tenham grande importância, os pais frequentemente não conseguem acompanhar e ler todos os comunicados devido à correria do dia a dia. Esse descompasso acaba refletindo em informações desencontradas, pais e responsáveis confusos, e até mesmo desmotivados com a escola.
Portanto, comunicar-se bem com os pais é essencial para garantir que informações importantes não se percam no caminho. Mesmo quando a escola usa um canal dedicado, como um aplicativo ou sistema próprio, nem sempre os comunicados conseguem atingir seu público de forma eficiente.
Este artigo apresenta estratégias práticas para aumentar a taxa de leitura dos comunicados escolares e orienta sobre como estruturar um comunicado eficaz para as famílias.
Boa leitura!
Desafios para a leitura dos comunicados escolares
Apesar dos avanços tecnológicos na comunicação entre escola e famílias, muitos comunicados escolares ainda são ignorados. Uma das principais razões para isso está diretamente relacionada à forma como as pessoas consomem informações atualmente.
De acordo com um levantamento do Financial Times e GWI, o tempo médio gasto pelos usuários em redes sociais atingiu seu pico em 2022, e desde então tem apresentado uma tendência de queda. Isso significa que o público está cada vez mais seletivo quanto ao conteúdo que consome no ambiente digital.
Essa mudança de comportamento impacta diretamente a forma como os comunicados escolares são recebidos. Em um cenário onde a atenção digital está mais fragmentada, mensagens sem um título atrativo, enviadas em horários inoportunos ou sem segmentação adequada, correm o risco de serem ignoradas.
Além disso, o aumento no volume de informações diárias, vindas de redes sociais, aplicativos de mensagens, bancos e outros serviços, faz com que o espaço de atenção dos pais e responsáveis se torne cada vez mais disputado.
Com tantas notificações concorrendo pela atenção dos pais, o primeiro ponto que faz alguém abrir uma mensagem é saber que ela é importante — ou seja, que o conteúdo é relevante e tem impacto direto em sua vida.
Principais motivos para os comunicados não serem lidos:
Vários fatores podem dificultar a leitura dos comunicados escolares pelos pais. Aqui estão os principais desafios que as escolas enfrentam:
- Volume excessivo de mensagens diárias: Com tantas notificações chegando o tempo todo, as mensagens escolares acabam competindo pela atenção dos responsáveis. Isso pode fazer com que os comunicados sejam ignorados ou não priorizados.
- Falta de destaque no título ou assunto: Quando o título do comunicado não deixa claro de imediato sua relevância, ele corre o risco de ser ignorado entre tantas outras mensagens que chegam ao celular dos pais. Um título impactante é essencial para garantir que a mensagem será aberta.
- Horário de envio inadequado: Enviar mensagens em horários inoportunos, como muito cedo ou tarde da noite, pode reduzir as chances de os pais verem o comunicado. Escolher o momento certo para o envio é crucial para aumentar a visibilidade.
- Falta de segmentação: Nem todos os comunicados interessam a todos os pais. Sem uma segmentação adequada, muitas mensagens acabam chegando a destinatários que não têm interesse imediato no conteúdo, o que pode gerar desinteresse ou até mesmo bloqueios.
- Ausência de hierarquização ou etiqueta de urgência: Quando todos os comunicados têm o mesmo nível de destaque, sem uma hierarquização clara ou uma etiqueta de urgência, os pais podem acabar tratando as mensagens como se todas fossem igualmente importantes, ignorando as que realmente exigem ação imediata.
Esses desafios são mais do que uma simples questão de visibilidade. Eles têm impacto direto no engajamento dos pais, que, segundo o Diagnóstico Nacional da Educação de 2020, realizado pela pesquisa Escolas Exponenciais, mostram que os pais que não se sentem suficientemente informados têm 10 vezes mais chances de querer sair da escola.
Por outro lado, os pais que se sentem bem informados e têm sua participação reconhecida pela escola são três vezes mais fiéis à instituição.
Como aumentar a taxa de leitura dos comunicados escolares
Agora que entendemos os principais desafios da comunicação escolar, vamos explorar dicas práticas para melhorar a taxa de leitura dos comunicados.
Aplicando essas estratégias, a escola pode estabelecer uma comunicação mais eficaz com os pais e garantir que as informações cruciais cheguem a todos os responsáveis.
1. Utilize canais de comunicação apropriados
Escolher o canal de comunicação certo é o primeiro passo para garantir que os comunicados sejam lidos. Embora muitas escolas optem por enviar os comunicados por múltiplos canais, como e-mail, WhatsApp e redes sociais, essa abordagem nem sempre é a mais eficaz.
O ideal é escolher o canal mais utilizado pelos pais, como plataformas especializadas em comunicação escolar.
Essas ferramentas são projetadas especificamente para a educação e oferecem funcionalidades como notificações segmentadas, que garantem que a mensagem será vista de forma eficiente.
Além disso, ao escolher o canal certo, você também contribui para a segmentação do público, garantindo que as mensagens cheguem ao público certo no momento adequado.
2. Seja direto e objetivo
Em meio à rotina agitada, os pais valorizam a objetividade. Ao redigir um comunicado, vá direto ao ponto, evitando textos longos e informações desnecessárias. Sabemos que os pais têm pouco tempo, então, quanto mais direto for o comunicado, melhor. Prefira usar mensagens curtas e concisas, com a informação mais relevante destacada.
Além disso, estudos indicam que 80% dos internautas preferem consumir conteúdos em vídeo, justamente porque esse formato permite absorver mais informações em menos tempo.
Sendo assim, ao invés de enviar longos textos, prefira o uso de vídeos, imagens ou até mensagens de áudio, que podem ser consumidos rapidamente.
3. Crie títulos chamativos e relevantes
A criação de títulos chamativos é uma habilidade essencial na comunicação escolar. Dedicar um tempo para criar um título atraente pode fazer toda a diferença.
O título deve refletir diretamente o conteúdo do comunicado, oferecendo aos pais uma visão clara do que esperar ao abrir a mensagem. Evite termos genéricos como "Informativo" ou "Aviso" e prefira títulos que indiquem benefício ou urgência, como:
- “Aviso sobre reunião de pais — 10/05”
- “Comunicado sobre alteração de horário das aulas”
Lembre-se de que a chave está no equilíbrio entre informatividade e atratividade. Um título bem escolhido não só torna a comunicação mais eficaz, mas também desperta o interesse dos pais, aumentando as chances de eles se envolverem com o conteúdo.
4. Estabeleça uma régua de comunicação e horário de envio estratégico
Comunicar-se de forma eficaz não se resume a um único envio. A estratégia da "régua de comunicação" pode ser muito poderosa.
Ao invés de enviar uma única mensagem e esperar que os pais a leiam, estabeleça uma sequência planejada. Comece com um aviso inicial, seguido de lembretes e finalize com um agradecimento ou resumo pós-evento.
Essa abordagem de repetição planejada aumenta significativamente as chances de os pais absorverem e se envolverem com as informações.
A comunicação contínua e bem estruturada é essencial para garantir que a mensagem não seja apenas recebida, mas também compreendida.
Além disso, envios em horários estratégicos aumentam a visibilidade. Algumas sugestões incluem:
- Entre 7h30 e 9h da manhã, quando os pais verificam mensagens antes do trabalho ou das rotinas diárias.
- Entre 17h e 19h, no retorno para casa ou ao fim do expediente.
Evite horários muito cedo, durante o almoço ou tarde da noite, quando os pais estão menos propensos a ver as mensagens.
5. Incentive a participação ativa dos pais e personalize o conteúdo
Além de enviar comunicados, é fundamental criar oportunidades para que os pais participem ativamente da vida escolar dos filhos. Isso pode incluir reuniões de pais, eventos, workshops e outras atividades que envolvem diretamente os responsáveis.
Quando os pais se sentem mais próximos da escola, eles estão mais dispostos a ler e responder aos comunicados. A comunicação eficaz deve ser uma via de mão dupla, onde a escola não apenas envia informações, mas também cria espaços para interação.
Outro ponto importante é a segmentação do público. Nem todo comunicado interessa a todas as turmas ou níveis. Ao segmentar o envio, você pode:
- Direcionar a mensagem apenas aos pais cujo filho é afetado por aquela informação.
- Evitar que destinatários ignorem as mensagens por achar que não é relevante.
- Aumentar o engajamento com a personalização do conteúdo.
Como fazer um comunicado escolar eficaz para os pais
- Defina claramente o objetivo: Antes de redigir, identifique qual a informação principal que precisa ser transmitida: reunião, mudança de horário, exigência documental, evento, aviso urgente etc.
- Estrutura recomendada do comunicado:
- Título / Assunto: breve e direto (ver dica acima)
- Saudação inicial (opcional, curta)
- Introdução curta: explique em uma frase o propósito do comunicado
- Corpo do texto: detalhe a informação com clareza (quem, o que, quando, onde, por que, como)
- Instruções ou ação esperada: deixe claro se há algo que os pais devem fazer (responder, assinar, entregar, comparecer)
- Contato / Suporte: e-mail ou telefone para esclarecimentos
- Fechamento: agradecimento e assinatura institucional (nome da escola ou setor responsável)
- Título / Assunto: breve e direto (ver dica acima)
- Linguagem adequada: Utilize linguagem simples e objetiva. Evite jargões ou termos técnicos, prefira parágrafos curtos e listas quando necessário.
- Revisão e conferência: Antes de enviar, revise a ortografia, clareza e se os dados estão corretos (datas, horários, locais).
- Uso de recursos visuais: Se possível, inclua ícones ou imagens pequenas que reforcem visualmente a urgência ou o tema (ex: calendário, aviso).
- Monitoramento e feedback: Após o envio, acompanhe métricas de leitura e resposta, e solicite feedback para melhorar as comunicações futuras.
ClassApp: a solução para melhorar a comunicação escolar
Para enfrentar os desafios da comunicação escolar e garantir que os comunicados cheguem efetivamente aos pais, o ClassApp surge como a ferramenta ideal.
Desenvolvido especificamente para o ambiente educacional, o ClassApp oferece uma plataforma intuitiva e eficiente, que permite uma comunicação mais direta e personalizada entre a escola e as famílias.
Com funcionalidades como notificações segmentadas, é possível enviar comunicados direcionados ao público certo, no momento certo, garantindo que as mensagens não se percam.
Além disso, o ClassApp oferece um controle completo sobre quem visualizou os comunicados, permitindo que a escola acompanhe em tempo real a eficácia das suas mensagens.
A plataforma tem se destacado por proporcionar uma alta taxa de engajamento, com escolas alcançando, em média, 85% de leitura nos comunicados, uma das melhores taxas do mercado educacional.
Ao adotar o ClassApp, a escola transforma a forma como se comunica com os pais, tornando a interação mais fluida, eficaz e, o mais importante, garantindo que informações cruciais cheguem a todos os responsáveis de forma assertiva.
Veja como essa funcionalidade irá aumentar a taxa de abertura das mensagens!
Com base em nossa experiência como especialistas em comunicação, sabemos que criar títulos atrativos para uma mensagem não é uma tarefa fácil. Por isso, nossa equipe desenvolveu a funcionalidade Etiquetas.
Essa funcionalidade permite que os pais tenham uma prévia sobre o assunto da mensagem, além de ajudar a organizar a caixa de entrada da agenda digital escolar ClassApp. Observe como o uso das etiquetas pode melhorar a taxa de leitura:
Exemplo da caixa de entrada: Com as etiquetas, é possível destacar mensagens urgentes e importantes, aumentando a chance de serem lidas.
Nossos estudos mostram que essa funcionalidade é uma das formas mais eficazes de aumentar a taxa de leitura das mensagens, e, além de ser muito simples de usar, também permite configurar etiquetas personalizadas para a sua instituição.
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Agora que você já conhece as melhores práticas para aumentar a taxa de leitura dos comunicados escolares, que tal dar o próximo passo e transformar a comunicação da sua escola?
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