App comunicação escolar: 10 dicas para melhor aproveitar

Um app de comunicação escolar tende a mudar todo o relacionamento que a instituição tem com as famílias e os alunos. Mas, ter um bom aplicativo não é garantia que a comunicação vai ser feita da melhor maneira possível. 

Ter a estratégia correta, engajar os profissionais da escola e conectar todos os responsáveis fazem parte do processo.

Dessa forma, o planejamento na fase inicial é primordial. Sem ele, a escola pode comprometer o uso da tecnologia, diminuindo o engajamento dos usuários.

Então, o esforço deve ser para que a primeira impressão da comunidade escolar seja a mais próxima possível dos objetivos que a escola terá com a solução.

Ao chegar no ponto ideal, a escola pode enviar conteúdos às famílias com muita agilidade e aumentar o engajamento deles em todas as ações na escola. 

A ClassApp é especialista nesse assunto e preparou 10 dicas para que o uso do app de comunicação escolar do seu colégio seja potencializado! Confira a seguir:

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Dica 1: como divulgar a novidade para as famílias

Toda instituição de ensino está ciente da importância da parceria ativa entre escola e famílias para o desenvolvimento acadêmico dos alunos. Ao introduzir uma nova solução de comunicação, é fundamental comunicar de maneira eficaz às famílias o motivo da mudança.

Em vez de focar nos benefícios internos da escola, direcione a mensagem para como essa inovação impactará positivamente a experiência dos pais. Enfatize que, ao adotar o aplicativo, eles terão acesso a conteúdo relevante da escola e um canal eficiente para se comunicar.

Destaque o fato de que essa transição não apenas economiza custos e otimiza o tempo, mas, principalmente, proporciona aos pais uma participação mais ativa no cotidiano escolar. 

Ao conscientizar os pais de que toda a comunicação da escola será centralizada no aplicativo, eles serão incentivados a adotar a ferramenta rapidamente, sentindo-se mais ouvidos e conectados à vida escolar de seus filhos. 

Essa abordagem focada no benefício para os pais cria um vínculo mais forte e favorece uma adesão mais rápida e entusiasmada à nova plataforma.

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Dica 2: alinhar os objetivos com a equipe

A introdução de uma nova solução de comunicação não deve ser apenas uma mudança tecnológica, mas também uma transformação na cultura e nos processos da escola. Para garantir uma transição suave, é crucial alinhar toda a equipe com os objetivos específicos que cada área buscará alcançar.

Ao começar, questione se todos os membros da equipe estarão utilizando a ferramenta e defina claramente os propósitos individuais de cada setor. Por exemplo, na educação infantil, conectar professores é essencial, considerando o potencial de otimização do trabalho deles com o diário de turma.

Na secretaria, analise se há uma demanda significativa por documentos ou informações por parte dos pais. Se sim, a criação de canais específicos para essas demandas pode agilizar a comunicação e otimizar o tempo de resposta aos pais.

Antes de comunicar a novidade aos pais e alunos, é fundamental ter um plano claro sobre como a tecnologia será incorporada em cada aspecto da escola. 

Demonstrar organização e convicção no plano de implementação confere credibilidade à mudança, aumentando a aceitação e confiança na novidade. Esse planejamento antecipado reforça a ideia de que a escola está preparada e comprometida com o sucesso da nova ferramenta.

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Dica 3: adote uma comunicação intencional e proativa

A comunicação proativa e intencional entre a escola e as famílias fortalece a parceria, criando um ambiente colaborativo que visa o bem-estar e o progresso dos estudantes. 

Ao adotar essa postura proativa, a escola encontra o caminho para encantar as famílias e pode apagar menos incêndios, já que não será apenas reativa às reações dos pais e responsáveis.

Na educação infantil, os pais esperam detalhes sobre a rotina de seus filhos, assim como informações sobre o desenvolvimento das crianças. Já no ensino fundamental e médio, informações pedagógicas são essenciais para manter as famílias informadas sobre o progresso acadêmico de seus filhos. 

Essa abordagem proativa e intencional fortalece o vínculo entre a escola e os pais, promovendo uma comunicação eficaz e alinhada com as expectativas da comunidade escolar.

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Dica 4: ouça o que os pais têm a dizer

Bill Gates, um dos maiores empreendedores do mundo, disse certa vez que os maiores aprendizados que sua empresa teve vieram das críticas dos seus clientes mais insatisfeitos.

Isso por si só já é suficiente para que a sua escola também comece a fazer pesquisas para medir as opiniões dos pais.

Com a funcionalidade de enquetes e pesquisas, rapidamente sua escola pode criar formulários para enviar os pais e obter insights poderosos.

Peça que avaliem a satisfação com a escola, usando o NPS. 

Avalie a satisfação deles com as reuniões escolares e com os eventos realizados e use os insights para aprimorar continuamente. Sem saber o que é  prioridade para o seu público, como escolher quais atividades valem mais alocar recursos e energia?

Ter um canal de atendimento chamado “Sugestões, Críticas e Elogios” também pode ser importante para receber comentários pertinentes.

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Dica 5: tenha uma agenda de eventos com datas bem definidas

O uso de um app de comunicação escolar permite criar calendários distintos e compartilhar com os usuários. Quando a escola tem um calendário de eventos bem definido, já pode compartilhar com todos pais logo no início do ano letivo para que eles fiquem atentos às próximas datas.

É possível até mesmo criar lembretes personalizados para reuniões, provas ou outras datas.

Esses lembretes são a salvação para muitos pais, que acabam se esquecendo das datas das reuniões, de provas, entre outros acontecimentos.

Com a agenda de eventos no aplicativo, a chance de participação se torna então maior.

Quanto mais engajamento dos pais nas atividades da escola, melhor o relacionamento, o que permite melhor sintonia e melhores resultados para os alunos.

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Dica 6: envie pagamentos pelo app e gere mais comodidade

Sabe aquelas taxas do a dia a dia, de excursões, materiais ou cursos extras, que a sua  escola tem a maior dificuldade em organizar todo o processo de pagamento?

É difícil receber, é complicado organizar os valores, fazer as contas…

Com o ClassApp, é possível enviar os pagamentos pelo aplicativo, e os usuários podem pagar em poucos segundos, optando pelo boleto, PIX ou cartão de crédito. Tão fácil como um banco digital!

O colégio ainda pode acompanhar em tempo real os pagamentos, ver os pais que ainda não pagaram, e enviar mensagem apenas para quem ainda não efetuou o pagamento.

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Dica 7: compartilhe imagens e vídeos do dia a dia escolar

Os pais amam receber fotos e vídeos do dia a dia dos alunos! Para eles, parece ser uma demonstração de cuidado por parte da escola, um sinal de preocupação em fazer com que ele se sinta inserido nesta fase importante da vida dos filhos.

Além disso, quando a escola opta por enviar esses arquivos, os pais podem salvar os arquivos no celular. É a garantia que os responsáveis têm que essas memórias valiosas não vão se perder com o tempo.

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Dica 8: segmente a comunicação e ganhe na personalização

Já percebeu quando você entra em um site, e logo depois, passa a ver vários anúncios sobre aquele produto que estava aparecendo?

Teve a sensação de falar com algum amigo sobre determinada marca, e pouco depois entrar na rede social e ver um post falando sobre?

Isso acontece porque as empresas que pagam por anúncios não querem chegar nas pessoas erradas, afinal, seria dinheiro e tempo jogados no lixo.

Se você demonstrou algum interesse, pode ser que você seja a pessoa certa, e por isso o anúncio é mostrado.

E o que isso tem a ver com a sua escola? É que tudo isso tem a ver com o poder da segmentação.

Com os aplicativos escolares, no momento de envio de mensagens e conteúdos, é possível selecionar os destinatários de múltiplas formas. E por ser um recurso relativamente novo, é ainda pouco explorado pelos educadores.

Dessa forma, fica muito mais fácil atingir o engajamento e o encantamento das famílias. Porque a tecnologia te permite ter uma comunicação altamente personalizada, gerando mais valor para os responsáveis e também para a marca do seu colégio.

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Dica 9: integre o app de comunicação escolar ao sistema de gestão

Não é nada confortável para pais e colaboradores terem que usar várias ferramentas ao mesmo tempo.

Exemplo escolas que usam um app de comunicação e outro para que o pai avise que está a caminho. É muito mais simples ter tudo em um só app.

Logo, é imprescindível que a escola procure integrar os seus sistemas, incluindo o sistema de gestão. Essa integração vai facilitar e muito a atualização dos dados no sistema e ajudar a otimizar o tempo dos colaboradores.

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Dica 10: pensar na tecnologia como um meio de marketing para a instituição

Você usa o email marketing em sua escola para não chegar nem aos 40% de leitura dos emails enviados.

Ou usa as redes sociais para não alcançar nem 10% do público.

Que profissional de marketing vai abrir mão de uma ferramenta que consegue leitura de até 100% das mensagens enviadas?

Usando um aplicativo escolar como o ClassApp, que tem uma taxa média de mais de 85% de leitura, a escola pode compartilhar conteúdos de valor com os pais. Enviando conteúdos positivos à marca da escola com mais frequência, a tendência é que a percepção da instituição perante aos pais melhore.

Isso sem contar que a qualidade do atendimento melhora pela eficácia da ferramenta. Isso também contribui para melhora na retenção de alunos e fortalecimento da parceria entre pais e escola.

O app de comunicação escolar é o meio ideal de fazer com que todos os conteúdos enviados pela escola sejam de fato vistos pelos pais. Assim, a escola pode usar a ferramenta para estreitar laços e fortalecer sua marca. Aquele conteúdo que antes era postado só nas redes sociais, ou disparado por email, pode ir em poucos cliques para todos os pais.

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Dica extra: cuidado e critério ao escolher a ferramenta

No mercado existem várias opções de produtos que substituem a agenda de papel. No entanto, alguns deles se encontram em diferentes estágios de maturidade. 

Certamente a chance de acertar na escolha fica maior se optar por uma empresa focada na comunicação, isso porque ela vai gastar toda as energias para melhorar essa ferramenta. Afinal, as melhores ferramentas de comunicação escolar já permitem integração com sistemas de gestão.

É necessário estudar bastante as opções antes de contratar porque, depois, fazer a mudança é um processo que requer muito trabalho. Conectar todos os usuários, realizar os treinamentos novamente, são retrabalhos que podem e devem ser evitados.

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Conclusão

Ao longo deste artigo, exploramos diversas estratégias e práticas para maximizar o uso de um app de comunicação escolar. O caminho para uma comunicação escolar eficaz envolve mais do que apenas a adoção de um aplicativo; é um processo que exige planejamento cuidadoso, engajamento contínuo e uma abordagem focada na melhoria constante. 

Ao aplicar essas dicas, as instituições de ensino podem esperar não só aumentar o envolvimento dos pais e alunos, mas também melhorar a eficiência operacional e fortalecer a comunidade escolar como um todo. Acesse o guia de comunicação eficiente para fortalecer ainda mais esse aspecto dentro da sua escola.

Lembre-se, a tecnologia é uma ferramenta poderosa, mas seu verdadeiro valor está na forma como é utilizada. Com o app de comunicação escolar certo e uma estratégia bem pensada, sua instituição pode alcançar novos patamares de sucesso educacional e comunitário.

Vamos dar o próximo passo? Se está procurando aprimorar a comunicação na sua escola, considere explorar as soluções que o ClassApp oferece. Clique aqui para agendar uma demonstração e descobrir como podemos ajudar a transformar a comunicação na sua escola.