Inaugurei o ClassApp na minha escola, e agora?

Aprenda a usar

Você já acompanhou a gestação de uma criança? Um nascimento envolve muitos cuidados não só da mãe, mas também, a mobilização de todos os membros da família. Do replanejamento dos cômodos da casa até a reorganização de horários, hábitos e a revisão de crenças e ideologias, uma novidade tão impactante como essa exige quebras de alguns paradigmas para que novos aprendizados sejam absorvidos. Da mesma forma, assim como um recém nascido exige cuidados particulares, a escola precisa de uma atenção especial quando inicia o uso do ClassApp.

Após passar com sucesso pela etapa de implantação – quando imaginou e planejou como tudo deveria ser -, está na hora de ver “seu filho” dar os primeiros passinhos. Para ajudar você nessa importante etapa, nossa equipe de consultores elencou os principais cuidados para que o ClassApp tenha um desenvolvimento progressivo e saudável dentro da sua instituição. Confira:

Primeiro Passo – Alinhamento de Equipe

A comunicação da escola costuma ser um reflexo da cultura interna da instituição. Sendo assim, para manter um bom relacionamento com pais, alunos e futuros clientes, o ideal é que a comunicação interna caminhe com o mesmo propósito.

Neste sentido,  alinhar a equipe sobre a nova estratégia de comunicação com o uso do ClassApp é o primeiro passo para alcançar a coerência entre a essência da escola e o que é comunicado.  Mas por onde começar?

1- Determine os comunicadores da sua escola: Até mesmo antes eleger os responsáveis diretos por atender os pais, faça uma lista de todos aqueles que precisam estar  frequentemente em contato com as famílias. Assim, ficará mais fácil escolher quais canais devem ser criados;

2- Estratégia de comunicação: Depois de escolher os “comunicadores” do seu colégio, faça uma reunião de alinhamento com essa equipe para determinar quais serão os conteúdos, informações, competências e responsabilidades de cada canal de atendimento. Em seguida, inicie a criação do novos canais, além dos básicos, como secretaria, financeiro e coordenação, que já estarão em funcionamento.

3- Capacitação: Para ajudar a treinar seu time, a ClassApp oferece uma capacitação online. Nossa sugestão é que todos que estarão em contato com a ferramenta passem pelo curso, para aprenderem todas as suas utilidades e como podem melhor explorar o app.

Segundo Passo – Comunique os seus pais e alunos

Quando seu time já estiver afinado com a ferramenta e com as estratégias de comunicação, é chegada a hora de divulgar a novidade para pais e alunos. Tendo em vista que grande parte do sucesso no uso do ClassApp está relacionada à taxa de adesão, vale a pena se empenhar na divulgação do app como “canal oficial de comunicação com a escola”. Desta forma, ficará mais orgânico ganhar a confiança das famílias e dos estudantes e torná-los apoiadores do processo. Veja algumas dicas:

1- Monte um plano de divulgação: Como qualquer novidade, os pais precisarão de um tempo de transição para que possam se adaptar ao uso do app. Por isso, recomendamos que as escolas criem um plano de ações a curto prazo (de cerca de duas semanas) para trabalhar a divulgação do ClassApp. Nesse período, a ideia é que pais e alunos sejam informados sobre os benefícios da adoção da nova ferramenta, assim como aprendam a baixá-la, a se cadastrar e estejam aptos a iniciar seu uso. Para isso, a ClassApp disponibiliza alguns materiais de apoio que podem lhe ajudar nessa etapa.

2- Comunicação clara: Explique aos pais, já no início, como pretende fazer uso da ferramenta. Ou seja, alinhe as expectativas deles com o que foi planejado pelo colégio enviando uma mensagem simples e direta que explique quais os objetivos e as propostas de uso do ClassApp na sua escola. Essa medida pode ser importante para evitar frustrações e ruídos na comunicação.

3- Faça uma ação para cada objetivo de comunicado: Lembre-se que todo momento de transição exige paciência e perseverança e, neste caso, um olhar sensível aos diferentes tipos de pais da sua escola. Por isso, para conquistar a confiança dessa gama diversificada, sugerimos que a divulgação seja dividida em etapas, começando pelos mais abertos às novidades-  que já passarão a atuar como “defensores” do aplicativo e iniciarão uma divulgação espontânea para seus pares- e, por último, os pais mais resistentes, para os quais, talvez seja necessário uma conversa mais “corpo-a-corpo”.

4- Escolha meios estratégicos: Na hora de escolher os meios de comunicação para divulgar o ClassApp, é importante pensar em diferentes estratégias que atinjam todos os públicos da instituição. Entretanto, é preciso um cuidado especial para não sobrecarregá-los com excesso de informações e mensagens vindas de todos os meios disponíveis. Assim, nossa sugestão é que a escola escolha os meios mais indiretos para comunicar a novidade em massa, como o Facebook e o email, por exemplo, e, em um segundo momento, os canais mais diretos e assertivos, como a agenda, para informar como as famílias devem se cadastrar na nova ferramenta.

5- Alinhamento de expectativas:  Ao se cadastrar no aplicativo, é natural que cada pai, mãe, aluno e colaborador leve consigo uma expectativa sobre como irá utilizá-lo, com qual frequência, quais assuntos poderá resolver por ali e em qual horário a escola realizará o atendimento nos canais.  No entanto, sabemos que por mais que a escola se esforce, é impossível atender de forma fiel às expectativas de toda comunidade escolar. Sendo assim, é interessante que o colégio publique em cada canal de comunicação do ClassApp, de forma simples e objetiva, qual é o horário de atendimento por ali e quais assuntos poderão ser tratados naquele espaço. Desta forma, fica mais fácil manter um alinhamento entre as partes.

Terceiro Passo – Engajamento de uso

Agora que todo ambiente está preparado, vamos para o primordial: a troca de mensagens pela ferramenta. Para dar início à fase de transição na comunicação da sua escola, é imprescindível que os setores responsáveis pelos canais de comunicação/atendimento iniciem de imediato o envio de mensagens pelo aplicativo.

E não se preocupe se uma parcela das famílias ainda não esteja cadastrada. A ideia aqui é que todos já tenham pelo menos uma mensagem em sua caixa de entrada quando iniciarem o uso do app para, assim, o processo de educação e adaptação à ferramenta seja mais orgânico.

Sabemos, no entanto, que mesmo com todos os esforços de introduzir o ClassApp, alguns pais ainda utilizarão os canais anteriores para se comunicarem com a escola, especialmente nessa fase inicial. Mas, não há motivos para alarde. Nossa sugestão nesse ponto é que a escola tente responder através do ClassApp (e assim já direcioná-los para esse canal) e reforce o uso do app na próxima oportunidade de interação.

Outra medida de muita valia nessa etapa é disciplinar a equipe para fazer um atendimento rápido e preciso pelo ClassApp, evitando o uso dos demais meios. Desta forma, as famílias vão notar que há eficiência na comunicação através do aplicativo e, assim, vão naturalmente priorizar seu uso.

Respeitando o contexto

De maneira geral, os pontos de convergência citados neste texto são extremamente importantes para uma utilização saudável do ClassApp no seu colégio. Voltando à metáfora da criança, seria como aquelas vacinas “obrigatórias” que os bebês tomam nos seus primeiros dias e meses de vida.

Porém, como Consultores de Sucesso do Cliente na ClassApp compreendemos que, assim como um filho, cada escola terá suas peculiaridades para desenvolver cada um desses aspectos e evoluir no seu processo de comunicação e de relacionamento com as famílias. Inclusive, somos entusiastas de que cada escola encontre suas formas de inovar e de buscar resultados ainda mais rápidos, de acordo com seu contexto e a experiência da sua equipe. (Aliás, caso hajam iniciativas criativas nesse sentido e que funcionaram na sua escola, vamos adorar conhecê-las. Use o espaço destinado aos comentários para nos contar ;-))

Mas, assim como os pequenos, o que é realmente imprescindível é ter pessoas da sua equipe que, tais como pais e mães zelosos, cuidem para que o uso do ClassApp tenha um desenvolvimento sustentável e progressivo no contexto da sua instituição.

Então agora ficou mais fácil, né? Acabou de chegar no Clube ClassApp, ou está utilizando o app há algum tempo, mas ainda não conseguiu adaptá-lo bem na sua escola? Esperamos ter inspirado você sobre como começar a trabalhar.

E, claro, conte conte conosco durante todo o processo de implantação e uso do ClassApp. Qualquer dúvida ou dificuldade, não hesite! Nós, consultores, estaremos aqui para lhe ajudar.

Isabela de Oliveira

Graduada em Administração Pública na UNICAMP e apaixonada por encontrar novos horizontes, especialmente internos, cruzou o Mar Mediterrâneo e o Atlântico como bailarina em um cruzeiro turístico para descobrir sua paixão por pessoas e desenvolvimento social. De lá para cá, atuou na ClassApp como responsável pela área de Projetos Sociais, coordenando um projeto piloto no Centro Paula Souza, premiado pelo Governo do Estado de São Paulo. Encantada pelo impacto da tecnologia aliada à mobilização de pessoas na área da educação, atuou como Consultora de Sucesso do Cliente, desenvolvendo uma carteira de mais de 120 clientes de escolas de ensino infantil. Atualmente, concentra seus esforços em encontrar e atrair talentos para compor o time da ClassApp.

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