Saiba como usar o Relatório – sua agenda digital, e abolir de vez o uso do papel

Aprenda a usar

As tradicionais agendas de papel fazem parte do imaginário coletivo quando falamos no cenário escolar. E com razão. Afinal, há décadas elas são amplamente adotadas pelos educadores, principalmente no que tange à comunicação, sendo o grande elo entre escolas e famílias.

Graças à sua permeabilidade entre todos os agentes envolvidos no processo educacional, a “agendinha” acaba sendo usada para diversos fins: circulam nela desde assuntos mais institucionais e não urgentes até recados personalizados e de grande prioridade. Quando a criança precisa sair mais cedo, por exemplo, é na agenda que os pais escrevem solicitando a liberação. Assim como, quando a Direção precisa informar a data do evento de final de ano, ela usa a mesma ferramenta para se comunicar.

Nesse caso, porém, o caminho costuma ser um pouco mais complexo: ela redige o conteúdo da mensagem, passa em seguida para a secretaria fazer o trabalho operacional de imprimir e recortar todos os comunicados, que, por sua vez, entrega aos professores ou auxiliares de classe. Nesse último fluxo, o trabalho fica ainda mais manual: todas as agendas são retiradas das mochilas e bilhete por bilhete é colado na agenda de cada um dos alunos.

Indo além dos fluxos de comunicação institucional, a agenda também é o lugar onde costuma-se centralizar a troca de informações pedagógicas e de rotina dos estudantes, sendo coordenadores e professores os agentes que ficam a frente desse processo. Esse é um tipo de comunicação mais personalizada e de maior relevância aos pais, afinal, eles estão lendo informações específicas sobre seu próprio filho. Por serem individualizados, esses conteúdos exigem maior nível de detalhes e, consequentemente, de tempo. Ou seja, na prática, não basta colar os mesmos comunicados em todas as agendas, agora é necessário preenchê-las de maneira única.

Desafios

Mas e o aluno que não foi à aula? Perderá a informação? Como a escola se posiciona nesse sentido? E os pais, eles se sentem seguros de que não vão perder nenhuma informação importante da escola? E quando as circulares precisam ser atualizadas ou quando se trata de conteúdos urgentes que precisam ser comunicados de última hora? Essas variáveis , embora sejam tão comuns, acabam exigindo um esforço ainda maior por parte da escola na hora de se comunicar com os pais. É por isso, que entra ano e sai ano e a frase “Filho, pega a lição com seus amigos amanhã, hein?!”, não cai em desuso.

Isso acontece, sobretudo, porque os educadores acabam não sendo os protagonistas da comunicação, ficando à mercê das famílias para garantir o sucesso nessa jornada: seja dos pais que, muitas vezes, não vistam as agendas e acabam perdendo comunicados importantes; ou até mesmo dos alunos que esquecem de entregar ou perdem o comunicado que estava anexado, por exemplo. E como fica a escola nesse contexto? Exausta e frustrada com o re-trabalho que termina por ser necessário, tendo em vista que a natureza da agenda de papel limita a eficiência do diálogo com as famílias.

Mas afinal, existem formas inteligentes de adaptar para o meio digital toda a comunicação pedagógica e institucional?

Sim! E no ClassApp o segredo está no bom uso do Relatório. Como? Separamos três dicas valiosas que vão lhe ajudar nessa jornada. Confira:

1. Por onde começar?

A funcionalidade “Relatório” funciona como uma página em branco. Portanto, é possível espelhar exatamente o mesmo conteúdo que é enviado via agenda física. Assim é possível usá-lo para solicitações de documentos, rotina de atividades, de alimentação e até medicações, ou seja, na prática, todo tipo de informação pode ser adicionado. E o mais importante: é possível segmentar essas informações e deixá-las visíveis apenas a quem realmente importa.

2. Como usar?

Depois de adaptado para as demandas da sua escola, o Relatório poderá ser preenchido de 2 formas:

  • Igual para todos: quando as mesmas informações são destinadas a para todos os alunos (Ex.: lição de casa).
  • Específico: permite personalizar as informações para cada um dos estudantes.

Seja qual for a opção, os pais receberão o comunicado referente ao respectivo aluno, permitindo que a visualização seja imediata logo após o envio da mensagem através do ClassApp.

Simples e prático, não?

3. Vantagens

Por permitir se comunicar tanto de forma geral como específica e ser 100% digital, o trabalho operacional e o tempo gasto com o preenchimento e envio são exponencialmente menores.

Outra grande vantagem do uso da agenda digital é a possibilidade de acompanhar a taxa de leitura dos pais. Ao invés de demorar 24 horas para receber o visto dos responsáveis quando a comunicação é feita pela agenda física, pelo ClassApp a escola consegue gerenciar o alcance do conteúdo enviado em tempo real. Isso porque ela consegue visualizar facilmente quem leu, quando leu e quem ainda não leu a mensagem, tendo assim maior controle sobre sua comunicação.

Além do uso para as atividades básicas da rotina do ensino infantil, todo fluxo de comunicação da escola para diferentes setores, séries e níveis escolares pode ser inteiramente adaptado aos relatórios. Inspire-se em poucos passos:

• Criando um relatório:

• Adicionando os campos de preenchimento:

• Enviando o relatório para os pais:

Colocando em prática já!

Viu como é fácil e rápido usar os relatórios?

Assista ao novo vídeo de treinamento exclusivo sobre esta funcionalidade que vem revolucionando a rotina de centenas de escolas de todo país. Beneficie professores, pais, alunos e coordenadores dizimando o uso de agendas físicas e migrando para a era digital! Não só eles, mas também o meio ambiente e as próximas gerações vão lhe agradecer!

Como criar e utilizar os relatórios

Lígia Souza

Graduanda em Engenharia de Produção pela UNICAMP, é inspirada pela capacidade de transformação do mundo através das relações humanas. Foi voluntária por dois anos em uma Organização Estudantil, atuando como professora de desenvolvimento humano para alunos do 9º ano de uma escola pública. Foi assim que reconheceu, na prática, o papel da educação na vida dos jovens e hoje, trabalhando como Consultora de Sucesso do Cliente, quer reproduzir seus conhecimentos e usar suas habilidades para ajudar na evolução das instituições de ensino. Nas horas vagas, adora praticar esportes e montar quebra-cabeças.

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